Siempre es importante en cualquier actividad humana tener un plan que determine la secuencia de tareas para realizarla de manera lógica y ordenada, con atención a los principios de optimización de recursos humanos, materiales y económicos en consideración a los conceptos de eficiencia y de eficacia donde el tiempo en obtener el resultado final deseado y diseñado inicialmente, sea el menor posible.
Los condominios son empresas cuya dinámica en los distintos órdenes que encierra, vale decir, aspectos administrativos, legales o jurídicos, operativos (mantenimientos y seguridad física y ciudadana) requieren y exigen una planificación, que de no existir, privará entonces la improvisación con sus nefastas consecuencias que se resumen en una sola palabra: “conflicto”. Y es por ello que siempre recomendamos que los administradores de condominios antes comenzar sus labores en el condominio, presenten el plan operativo que ordene todas sus actividades para ejecutarlas en un orden en el tiempo que dura su mandato, que en el caso de la legislación de propiedad horizontal venezolana es de de un año. Las actividades del administrador van a ser vigiladas y controladas por la junta de condominio, quien debe hacerle seguimiento y revisar los reportes que el administrador le envié poriódicamente. Con ello, queremos dejar muy claro que es el administrador que de acuerdo a la experiencia que tiene en su oficio va a diseñar el “plan de operaciones del edificio” y lo presentará a los copropietarios.
Cada inmueble por su diseño arquitectónico y por su ingeniería tiene determinadas exigencias particulares que son diferentes a la de otro. Obviamente, habrá similitudes e igualdades en muchos aspectos de los distintos tipos de mantenimientos en los inmuebles y el buen administrador tiene que estandarizar su trabajo. Él está obligado a actuar bajo el concepto del “buen padre de familia” que le impone el artículo 1.692 del Código Civil Venezolano, recordando que la responsabilidad del administrador se rige por las normas del mandato, tal y como lo establece el artículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal.
La junta de condominio cuando es el ente administrador tiene la responsabilidad de presentar su plan de operaciones y la batería de reportes con los instrumentos de control de cada una de las obligaciones legales que le están atribuidas en el artículo 20 de la ley ejusdem. En este orden de ideas, quien esto escribe, ha diseñado una metodología para crear el Test V.I.S.O. (en honor a su apellido) que significa: “Verificación de Información Sobre Obligaciones” donde las juntas de condominios y los administradores deben realizar una tabla de control donde vaciarán cada una de las obligaciones legales en una columna, con su soporte legal (bien sea las de la ley y los documentos de condominios, sus reglamentos y los acuerdos de propietarios) para luego en otra columna, señalar cuáles son las tareas que cada una refiere para realizarlas, pasando a señalar en otra columna sus responsables; en otra los recursos humanos y materiales que requiere; luego en otra columna el tiempo cuándo se realizará (lo cual alimentará la información necesaria que se vaciará en otra tabla que es el “diagrama de Gantt”); para finalmente proyectar en otra tablas y al detalle, la comprobación una a una de las actividades que le dan contenido a cada “tarea” de las señaladas en el Test V.I.S.O. y que son los llamados “check list”, o “lista de revisión o de comprobación” que debe ser llenada por la persona a la que la junta o el administrador del condominio le ha asignado la responsabilidad de ejecutar determinada actividad en el condominio, dentro del plan general de operaciones. Esta persona con la responsabilidad de acción de campo debe no solamente llenar un formato, sino que debe acompañarlo de fotografías y videos y anotar cualquier información que le den calidad a su reporte. El administrador como evaluador de los reportes es quien dictará las órdenes, tomará las decisiones que correspondan para mantener en óptimo estado los bienes comunes y la dinámica de convivencia en el condominio.
Esperamos que estas líneas les hayan brindado una orientación inicial a nuestros muchos seguidores y si tienen alguna duda sobre la aplicación del “Test V.I.S.O.” en el condominio, nos contacten a la brevedad.
Les saluda en este inicio del Año 2020, en este nuestro primer artículo del 02 de enero, su abogado especialista en Derecho Condominial,
RAFAEL ÁNGEL VISO INGENUO
Inpreabogado: 40.236
Caracas-Venezuela
