Introducción:

Desde hace un buen tiempo venimos escribiendo notas y nuestras experiencias profesionales en la gerencia de condominios y de otros tipos de comunidades inmobiliarias, pero analizando nuestros escritos nos encontramos que no habíamos dedicado un ensayo, por breve que fuera, al tema de las recomendaciones que pudiéramos darles a nuestros colegas administradores, a las juntas de condominios y a todas aquellas personas que de alguna u otra forma tienen responsabilidades en la administración de los inmuebles, para hacer un mejor trabajo y evitar la dispraxis profesional.

Como todo tiene y se hace en el tiempo justo, nada mejor propicia esta oportunidad para plasmar en las líneas que siguen, nuestras vivencias (unas muy gratas y otras no tanto) que hemos tenido como empresarios dedicados  directamente como operadores y administradores de condominios, entre los años 2002 y 2008, alimentando estas notas, siempre con la experiencia que nos da el ser profesionales del derecho, conocedores de la  Ley de Propiedad Horizontal y del ordenamiento jurídico venezolano que está relacionado con los condominios, los administradores y sus responsabilidades legales.

Evidentemente, cada ser humano tiene sus puntos de vistas de acuerdo a las realidades que le corresponde vivir según su época y las circunstancias que le rodean; de allí, que nosotros no escapando a ello, intentamos más abajo aportar al lector nuestros conocimientos en la administración de condominios, muchos de ellos, a través de la propia práctica profesional y más allá de los argumentos escolásticos de la gerencia moderna. Desde el inicio de la actividad de la empresa, haremos un recorrido deteniéndonos en los puntos que asumimos como fortalezas que debe tener toda empresa administradora dedicada a estas actividades con los condominios y haremos también énfasis, en aquellos que consideramos neurálgicos, con repercusiones legales a tomar en cuenta en caso de inobservancia. Compartiendo nuestra experiencia de empresarios, la alimentaremos con las recomendaciones que hemos derivado de la lectura de un libro que recoge una serie de prácticas empresariales que deben ser evitadas para no destrozar su empresa administradora. Su título: “Cómo destrozar su propia empresa y creerse maravilloso” y su autor: Josep M. Rosanas Martí, del Grupo Editorial Norma. Un libro muy revelador; basado en un análisis de experiencias que han sufrido grandes empresas  y que en algunos casos las han llevado a la quiebra, al cierre, a causa de las pésimas prácticas empresariales. Lógico es pensar, que adaptaremos las enseñanzas que nos dio este libro para las empresas administradoras de condominio.

Un libro de poca extensión, muy bien escrito por su autor; crítico al extremo, con una narrativa que podríamos decir, que  hasta goza de un tinte de ironía y que capta la atención del lector desde su dedicatoria, pasando por sus primeros párrafos, hasta la última letra. Escrito de tal forma, que el lector puede iniciar su lectura desde cualquier capítulo. Captó nuestra atención desde las palabras de dedicatoria del autor las cuales que queremos compartir aquí ahora: “Este libro está cordial y cariñosamente dedicado a todos lo que han sufrido la actuación de directivos que, con un alto nivel de incompetencia, están encantados de haberse conocido.

            El autor está muy agradecido (sin ninguna cordialidad ni cariño) a todas aquellas personas que, desde puestos de dirección, le han proporcionado experiencias de primera mano de las recetas que se exponen en este libro para destrozar organizaciones y hacer sufrir a las personas. Infortunadamente, todo parecido entre lo que se expone en este libro y algunas realidades, no es pura coincidencia” [1]. Más adelante, iniciando la introducción del libro, Rosanas señala: “…el número de desastres empresariales que se puede observar en la realidad es elevadísimo, lo que parece ir en contra  de la afirmación anterior. Todo el mundo (empresarios, políticos, sindicatos, académicos) anda siempre preocupado por la creación de empresas, porque eso crea riqueza, puestos de trabajo, etc., pero las estadísticas parecen indicar que la duración de las nuevas empresas es mínima. El 65 o el 70 por ciento e las empresas creadas desaparecen en tres o cuatro años; y a los siete años han desaparecido el 86 por ciento. Las estadísticas de este tipo de fenómenos no son nunca completamente fiables entre otras razones porque el nacimiento y la muerte –real- de una empresa puede ocurrir en un momento diferente al momento en que –legalmente- ocurren dichos fenómenos y se reflejan en las estadísticas, pero aún así es significativo que se puedan cuantificar de este modo. A uno le parece que, si hubiera en realidad un interés auténtico en que la gestión fuera buena, esos desastres no ocurrirían. Es decir, el interés se traduciría en resultados mejores. No puede ser que entre el 65 y el 85 por ciento de los directivos lleven sus empresas al agua así, por las buenas, intentando no hacerlo. Por tanto, hay que contemplar hipótesis alternativas.

            La alternativa más obvia por contemplar sería la de que muchos directivos quieren en realidad destrozar las empresas en las que trabajan, sin más. Pero como ello depende en general de su condumio, tampoco esta es una hipótesis que parezca tener muchas posibilidades de ser cierta. El que destroza la empresa, tiene pocas posibilidades de encontrar un buen trabajo después. A menos que … a menos de que se vaya antes de que se note el destrozo y con una muy buena fama de ser moderno y maravilloso. Probablemente, por aquí podemos empezar a avanzar”. Nos referiremos con cierta frecuencia a las recetas que este autor nos comenta en su obra para aplicarlas  no solamente a las empresas administradoras de condominios, sino también, precisamente a otro ente que ejerce legalmente las funciones del administrador y que son las Juntas de Condominios, teniendo a los condominios como el equivalente al término empresa, que aunque no persiguen un fin de lucro como las sociedades mercantiles, el condominio realmente se ajusta a la definición clásica de lo que se entiende por empresa y que vale la pena recordar. Veamos dos acepciones del concepto empresa para analizar como el condominio contiene sus elementos esenciales. Una primera acepción nos revela que empresa es: “la acción o tarea que entraña dificultad y cuya ejecución requiere decisión y esfuerzo”[2]. Casi que nos atreveríamos a aseverar que tal definición calza perfectamente con lo que representa y significa un condominio. Decisiones diarias y esfuerzo están presentes en el quehacer diario del condominio cuando este es bien gerenciado en pro de los intereses de la comunidad de copropietarios. Hacemos énfasis aquí, que es inherente a la buena gerencia de un condominio, cuando prevalecen las decisiones que resguardan el interés general por encima del interés particular de algún propietario o grupo de  éstos, salvo las excepciones que tengan cabida cuando se esté atropellando o abusando del derecho o de una función contra un propietario en especial. Otra acepción del término empresa nos informa: “intento o designio de hacer algo”; el condominio es un hacer de todos los días donde hay responsables legales que toman decisiones y que por eso comprometen su responsabilidad jurídica: civil o penal fundamentalmente. Por lo tanto, cuando hagamos referencia a las actividades, cronogramas de trabajo, supervisión del cumplimiento de los objetivos; programación de los mismos, en fin, de las tareas que más abajo trataremos de sistematizar para que un empresario dedicado a administrar condominios las tenga en cuenta, mejore con su creatividad, para desarrollar una excelente labor de administración y destacarse como empresario, también le estamos dando las mismas referencias a las juntas de condominios, sean éstos de tipo residencial, industrial o comercial.

En la primera parte de nuestro ensayo abordaremos la referencia a las empresas administradoras de condominios. Veremos los siguientes puntos:

1.   Elección de los socios y constitución de la empresa.

1. Elección del recurso tecnológico: estandarización del trabajo por volumen y beneficio de los clientes (administrados).
2. Selección y reclutamiento del recurso humano.

3.1.                     ¿Asociar al recurso humano a la empresa o a los negocios de ésta?

3.2.                     Estímulo permanente del recurso humano y su formación o capacitación continua.

3.3.                     Niveles de exigencia del recurso: la excelencia como logro normal y no otro.

1. Estructuración de la empresa: su organización y operación.

4.1.                     Las  distintas gerencias y sus funciones: de administración de condominios; de producción de condominios; de administración y logística interna; la gerencia o consultoría jurídica; de recursos humanos; gerencia de campo o de operaciones.

4.2.                     La directiva de la empresa: funciones principales y el control de la operación de administración de los condóminos (análisis de los reportes).

1. ¿Cómo debe ser la relación con los clientes? Límites de la actividad de la empresa en el condominio.
2. Algunas de las recetas de Josep M. Rosanas que debe aplicar a su empresa administradora, si desea destrozarla y además, sentirse maravilloso por ello. Comentarios al respecto.
3. ¿Cómo salirse del negocio? Breves consideraciones para cerrar una empresa administradora de condominios.

En  este ensayo nos centraremos en el esquema anterior y en general, en los aspectos o variables que deben tener en cuenta una junta de condominio que ejerza las funciones del administrador del inmueble. En otros Talleres hemos expuestos sobre las principales responsabilidades de una junta de condominio. Aquí la idea es otra; si bien  es cierto la innegable relación entre esa conferencia y ésta, ahora nos proponemos un esquema diferente: ¡Hacer lo que importa en el condominio! Y para ello vamos a considerar, además de nuestra experiencia fundamental en todos estos temas, algunas nociones aplicadas que nos aporta la literatura del autor James M. Kilts, quien es Ex Presidente y Director General de Gillette Company, una de las grandes y exitosas (ahora rescatada por él) empresas transnacionales de los Estados Unidos, y que exponemos en la parte final de este trabajo.

Hacer lo que importa en un condominio pudiera ser motivo inspirador para un libro; para nosotros tiene que ver con la visión, el rumbo que tiene que tener claramente la junta de condominio para definir acciones e inversiones sobre él. Definir el contenido del concepto de calidad de vida y en consecuencia, diseñar las políticas; definir las estrategias y aplicar los procedimientos para lograr el más óptimo nivel de vida posible para la comunidad de copropietarios, debiera ser el compromiso de toda Junta de condominio, en cualquiera de sus tipos; residenciales, comerciales o industriales.

En un intento de sistematizar esas variables a considerar para la buena marcha y gerencia del condominio, proponemos el siguiente esquema de acción:

1. Definir el más óptimo nivel de vida del condominio.
2. Analizar la situación económica actual del inmueble:

2.1.                     Qué hacer y cómo si existe una alta morosidad.

2.2.                     Responsabilidad de la junta de condominio ante la mora.

1. Hacer lo que importa:

3.1. Lucha contra la negligencia, los mitos y tabúes en el condominio: como cambiar es status quo reinante y hacer posible y visible el cambio. La comunicación con el propietario como reto.

3.2. El cuido y estudio de todos los aspectos legales del condominio. La toma de acciones dentro del marco legal y su registro sistemático.

3.3. El mantenimiento y conservación de la estructura física.

3.4. Estímulo del recurso humano que labora para el condominio: definición de sus funciones y cronogramas de trabajo.

3.5. La organización y trasparencia administrativa.

3.6. La rendición de cuentas permanente por parte de la junta. Un órgano divulgativo como estrategia comunicacional.

3.7. Los recursos tecnológicos en pro de la gestión administrativa.

3.8. La relación con los proveedores de bienes y servicios.

3.9. La protección de la data administrativa y su valor legal.

3.10. La solución de los conflictos heredados por la junta.

3.11. Evitar la improvisación en la acción de la Junta.

3.12. El primer día de acción de la Junta de Condominio importa: enfrentar la realidad existente con un liderazgo por acción y no por dichos.

Cierto es que muchas otras consideraciones han de tomarse en cuenta para los distintos tipos de condominios. Aquí por razones de espacio nos concentramos en una docena, amén de las anteriores consideraciones. La creatividad de los administradores, de los copropietarios en función de administradores de los condominios en los que se relacionan es vital considerar. Nuestro interés es estimular al lector a propiciar sus propios esquemas de trabajo, completando las acciones gerenciales que proponemos. No pretendemos en ningún momento imponer un esquema de trabajo, sino simplemente, abordar las más importantes acciones de la junta de condominio cuando inicia su gestión desde el primer día; si ello ocurre, nos daremos por satisfechos y habremos cumplido nuestra misión orientadora: visión fundamental de estas líneas.

A continuación, vamos a desarrollar brevemente los planteamientos de los dos esquemas anteriormente propuestos para este ensayo. Profundizaremos y nos detendremos más en algunos de ellos cuando así lo creamos necesarios, sin que uno prive sobre otros; todos son importantes, pero más aún lo son aquellos que usted amigo lector, pueda incluir y cumplir como pauta gerencial dentro de su propia empresa de administración de condominios. Comencemos pues a desarrollar los puntos propuestos: