Uno de los problemas más importantes en el negocio de la administración de condominios que hemos observado en Venezuela, es que las herramientas tecnológicas para desarrollar las tareas y procesos administrativos que requiere un condominio o comunidad inmobiliaria no están bien adecuadas a la legislación vigente sobre propiedad horizontal; o el régimen de comunidad que determina el Código Civil Venezolano, ni mucho menos contempla decisiones vinculantes que ha tomado la Sala Constitucional del Tribunal Supremo de Justicia en lo que respecta a temas como la corrección monetaria o indexación, que tienen incidencia en materia inmobiliaria, sobre todo, en lo que respecta a la recuperación de los gastos comunes de manos de los morosos.
Pero no sólo el problema es de adecuación del software al derecho, al cuerpo legal que debe considerar para que un administrador inmobiliario pueda hacer bien y eficazmente su trabajo; sino que muchos desarrolladores de software ni siquiera establecen en sus productos aspectos básicos, como por ejemplo: el cálculo del interés legal a cobrarle a los morosos; o las dos alícuotas que establecen documentos de condominios para cubrir tanto los gastos atribuibles a un apartamento o local con respecto a su edificio y los que lo son con respecto a las áreas comunes que compartes junto a otros edificios del conjunto residencial.; o no contemplan aspectos esenciales para recoger los votos con valor capitalístico o inmobliario o por cabeza o unidad de cada propoietario en las asambleas; en fin, podríamos colocar muchos ejemplos relativos a lo que nosotros consideramos como deficiencias u omisiones de los software que hemos visto en el mercado venezolano.
Ciertamente, hay unos que son bastante más completos que otros y muy bien pensados en la aplicación de tecnología para comunicarle al propietarios aspectos sobre la administración y gerencia de su condominio; así como la versatilidad en la emisión de reportes financieros del inmueble. Y eso es bien loable.
Pero siempre hacemos la siguiente observación: cuando se va a realizar un software para administrar condominios, a nuestro juicio deben reunirse los siguientes profesionales que tengan plena competencia y experiencia en las áreas de: del derecho (que conozcan las leyes sobre propiedad horizontal; Código Civil; Código Penal; Código de Procedimiento Civil; Leyes laborales; obviamente, todo dentro del marco del derecho constitucional de la república); de las ciencias contables y administrativas (un contador público o bien un profesional en administración financiera) y un buen programador, que permita drenar todo el conocimiento especializado de estos profesionales en la herramienta tecnológica que está desarrollando para hacer más fácil las tareas administrativas de los inmuebles.
De modo general, estimamos que un software más o menos completo debería considerar las siguientes áreas:
I- Módulo de Condominio: deberá facilitar y tomar en cuenta:
1- Concepción jurídica del inmueble a administrar: si es un condominio u otra especie de comunidad inmobiliaria, ya que hay distintos ordenamiento jurídicos que la rigen.
2- Registro de datos de los propietarios.
3- Facturación de gastos comunes y no comunes (o particulares): en la facturación debe considerarse también:
3.1) La posibilidad de reflejar o cargar gastos comunes aun que no esté pagados a los proveedores.
3.2) Debe poder considerar gastos pagados y aún no cargados.
3.3) La distribución de los gastos comunes debe hacerse entre los propietarios entre las alícuotas del edificio, asignadas a cada local o apartamento, si son inmuebles que están bajo el régimen de propiedad horizontal (condominio) o de comunidad (Código Civil de Venezuela).
3.4) Debe permitir distribuir mediante la aplicación de dos alícuotas, aquellos gastos que son comunes al conjunto residencial en los cuales cada apartamento o local debe contribuir; y también debe distribuir los gastos por la alícuota que corresponde a los gastos de determinado edificio en particular que forme parte del conjunto residencial. Esto es lo que se conoce comúnmente como los condominios con doble alícuota.
3.5) Debe también permitir la distribución de los gastos comunes por unidad inmobiliaria, por partes iguales.
4) Sobre la imputación del pago de los gastos comunes y no comunes que hagan los propietarios o comuneros:
4.1) El software debe aplicar los pagos conforme a las disposiciones que sobre este tema contiene el Código Civil Venezolano en los artículos 1.283 y siguientes, entre las que destacan:
4.1.1) El pago puede ser hecho por toda persona que tenga interés en ello y debe registrarse siempre quién paga, aún cuando sea un tercero no interesado. Recomendamos la lectura de esta norma para que el programador junto al abogado competente, señalen cuáles son los reportes que el sistema o software de administración deberá producir y registrar.
4.1.2) El software debe considerar el supuesto de hecho establecido en el artículo 1.286 del código ejusdem, especialmente cuando hay un pago de un propietario hecho a quien no estaba autorizado para recibirlo, peroque puede ser validado por el acreedor, bien sea la Junta de Condominio o el ente administrador. Este tema reviste especial importancia cuando ocurren cambios de entes administradores o forma de administración en el condominio o la comunidad inmobiliaria.
4.1.3) Además, es necesario que el software considere la posibilidad para recibir del propietario el pago parcial o abonos a su cuenta; el principio general lo establece el artículo 1.291 del código ejusdem que señala que el deudor no puede obligar al acreedor a recibir en parte el pago de una deuda, aunque esta fuere divisible. Aquí, debe el sistema de administración considerar todo lo referente a los convenios de pagos, que no son otra cosa que contratos de transacción establecidos en el articulo 1.713 del mismo código.
4.1.4) El software debe registrar los gastos del pago que corren por cuenta del deudor, de acuerdo a lo establecido en el artículo 1.297 del código ejusdem.
4.1.4) Debe permitir el pago con subrogación y en consecuencia seguir lo establecido en el artículo 1.299, numeros “1” del citado código: “Cuando el acreedor, al recibir el pago de un tercero, lo subroga en los derechos, acciones, privilegios o hipotecas, que tiene contra el deudor; esta subrogación debe ser expresa y hecha al mismo tiempo que el pago.
4.1.5) Con relación al tema de la “imputación de los pagos” hay que considerar expresamente lo que señale el Código Civil Venezolano en su artículo: 1.303. En síntesis, quien paga una deuda que “produce frutos o intereses no podrá, sin el consentimiento del acreedor, imputar sobre el capital lo que pague, con preferencia a los frutos o intereses. El pago hecho a cuenta del capital e intereses, si no fuere íntegro, se imputará primero a los intereses”.
4.1.5) Reviste especial importancia lo dispuesto por el articulo 1.304 del código ejusdem: lo podemos resumir de la siguiente manera, aplicado a los fines del condominio o comunidad inmobiliaria: si existiese una persona dueña de varios apartamento, locales o propiedades con deuda en un mismo condominio (o existente en otro administrado por el mismo acreedor -administradora-), y esta hace un pago y acepta el recibo del acreedor: administrador en nombre de la comunidad de copropietarios, donde este imputa el pago a la deuda de una o más unidades inmobiliarias, el propietario deudor no podrá hacer la imputación sobre una deuda diferente, cuando no haya habido dolo o sorpresa de parte del acreedor.
4.1.6) La norma señalada por el artículo 1.305 del Código Civil Venezolano es de gran importancia para los administradores de condominios y otras comunidades inmobiliarias, puesto que establece legalmente cómo deben imputarse los pagos, a falta de declaración: estos deben ser imputados primero a la deuda vencida (lo cual debería ser la norma en los condominios incluso refrendada por una decisión de la asamblea de propietarios para que sea un acuerdo que debe ser respetado por el administrador y por todos los copropietarios; además debería ser considerado por los constructores cuando elaboran y registran el documento de condominio del edificio); luego si existen varias deudas vencidas, el pago debe imputarse sobre la que ofrezca menos seguridades para el acreedor; “entre varias deudas igualmente garantizadas sobre la más onerosa para el deudor; entre varias igualmente onerosas sobre la más antigua; y en igualdad de circunstancias proporcionalmente a todas”. Todas estas posibilidades caben en la dinámica de la cobranza en los condominios; por eso el administrador debe considerarlas al igual que quien desarrolla un sistema de administración de condominios; un software.
5) Registro y control de proveedores y sus pagos:
5.1) Debe señalar a cada uno de los proveedores de bienes y servicios del condominio; las cuentas habidas con cada uno de ellos; registrar y permitir pagos parciales; en fin, detallar toda la historia financiera con el proveedor y el detalle de los trabajos realizados y sus garantías. Es necesario que exista en el software el registro de la calidad del servicio; del historial de cada proveedor.
6) Sobre el registro de la cobranza: esta actividad de administración del condominio debe realizarse día a día, bien sea su recaudación, o bien su registro a favor de los propietarios quienes la hayan efectuado. Considerando lo antes dicho en el tema sobre la imputación del pago y los aspectos legales que lo rigen, el software de administración, en cuento a la cobranza se refiere debería de permitir las siguientes situaciones:
6.1) Pago parcial de las deudas de los propietarios, con quienes se haya suscrito convenios de pago o se haya acordado o aceptado el pago parcial. Recordamos que el convenio de pago es un contrato de transacción extrajudicial o judicial derivado de una sentencia homologada por el juez, que le da un tratamiento especial a la deuda vencida, dividiéndola en porciones (capital e intereses) y permitiendo al deudor pagar dichas porciones junto a la deuda total del mes cuyo recibo aún no esté vencido.
6.2) El cálculo de los intereses moratorios deberá considerar el concepto del interés legal; y el del interés convencional que pueden pactar las partes; así como la corrección monetaria; contados a partir del momento cuando cada documento de condominio lo establece. Esto es de suma importancia, porque no todos los documentos de condominios o sus reglamentos señalan un tiempo igual a partir del cual se considera a un propietario en mora; incluso hay algunos de estos documentos que nada dicen. Por lo tanto, se hace indispensable la existencia de un software que tenga la versatilidad de computar el cálculo de inicio del surgimiento de los intereses legales de los propietarios en mora, según lo que diga cada documento de condominio, ya que el administrador debe legalmente dar cumplimiento y hacer cumplir dicho documento, a tenor de las responsabilidades legales que le impone la Ley de Propiedad Horizontal en su artículo 20, literal “c” en Venezuela.
6.3) El software debe originar todo tipo de reportes con respecto a la cobranza: presentarla de forma resumida con respecto a todo el conjunto; de forma detallada con respecto a lo que deba o no cada propietario; cuándo se hizo la cobranza; fecha de su ingreso al sistema; en fin, registro de todos los medios de pago y detalles relacionados a ella (cheques devueltos, motivos por la devolución; costos, etcétera).
II- Módulo de Banco: este módulo a nivel general deberá registrar todos los movimientos de cada una de las cuentas que mantenga en condominio; facilitar la conciliación y en consecuencia, permitirá el control exacto de los ingresos, egresos y cualquier tipo de movimiento del dinero del condominio o comunidad inmobiliaria, garantizando la transparencia en la administración y demostración del flujo del dinero común, que es en definitiva lo que le importa a los propietarios. En el mercado hay muchas y muy buenas aplicaciones para este tipo de operaciones que pueden ser perfectamente incorporadas a cualquier desarrollo programático del software de administración del condominio.
III- Módulo de Nómina: este módulo debe considerar todo el aspecto laboral, del manejo del personal del condominio; debe registrar la ficha de los empleados; sus salarios y registros de pago; prestaciones sociales y todos los apartados que legalmente deben hacerse a favor de cada trabajador, dependiendo de la legislación de cada país; las vacaciones; días u horas extras laboradas; los préstamos que el condominio haya hecho exepcionalmente a cada trabajador y el récord de pago de este; entre los aspectos más importantes a considerar.
IV- Módulo de contabilidad: aunque no somos especialistas contables, este modulo debe realizar las operaciones universales tenidas por las ciencias contables y que se basan en la metodología por partida doble para llevar los asientos contables de una empresa, en este caso, de un condominio o comunidad inmobiliaria. Y por supuesto, debe realizar el balance general del inmueble y brindar el estado de resultado que el administrador debe presentar en su informe anual. En el mercado hay muy buenas aplicaciones al respecto.
V- Módulo de Mantenimientos y control de inventario de bienes: el mismo debe realizar todos los registros; reportes; el control y seguimiento de los trabajos o actos de conservación que garanticen los mantenimientos preventivos; los correctivos y predictivos, en cada una de las área y bienes comunes condominio o comunidad inmobiliaria. A estos efectos, este módulo permitirá detallar toda la estructura y equipos con que cuenta el edificio, a los fines que el administrador conozca cuáles son los bienes que debe reponer mensualmente y que integrarán su inventario, lo que lo ayudará a tomar las decisiones para manejarlo y mantenerlo de forma óptima, lo cual permitirá que el inmueble cumpla con todos sus fines para los cuales fue construido, ello en aras de la calidad de vida que ofrece a sus copropietarios. Este módulo es de suma importancia, porque además permitirá la planificación de las tareas preventivas y predictivas para mantener el inmueble, lo que tiene una directa incidencia en el aspecto financiero del inmueble.
VI- Módulo de Control de Decisiones: este módulo permitirá llevar el estricto control en la toma de decisiones de los órganos del condominio o comunidad inmobiliaria: de su asamblea de propietarios; de la Junta de Condominio o Junta Directiva de la Comunidad Ordinaria; de la Consulta por escrito. Las decisiones en una comunidad deben tomarse con apego a las disposiciones legales: en propiedad horizontal que vienen dadas por la Les especial o por los documentos de condominios y sus reglamentos; en comunidad ordinaria: que vienen dadas por el Código Civil o por cualquier otro tipo de legislación que las regule, dependiendo del país que se trate.
Las decisiones deben ser registradas muy estrictamente, por cuanto de ellas se derivan muchas repercusiones económicas que debe tomar en cuenta quien administra: creación de cuotas especiales; de fondos especiales para atender contingencias y la metodología de administración de tales fondos, entre otras.
Este módulo permitirá además tener actualizada la data de los propietarios; de sus documentos de propiedad; permitirá hacer el seguimiento de esa data ante el registro inmobiliario para saber cómo se ha producido la transferencia de propiedad y de derechos sobre los inmuebles; el control de las alícuotas y el quórum requerido para tomar las decisiones en el condominio, bien considerando el voto personal o el voto capitalístico o inmobiliario, según sea el caso que se trate.
El mismo control llevará este módulo para las actividades de la Junta de Condominio o Directiva del condominio o de la comunidad. Quienes la integran; cargos; reuniones y forma de tomar las decisiones conforme al reglamento de debates aprobado para sus deliberaciones;
VII- Módulo Jurídico: este debe permitir el control de las relaciones con proveedores de bienes y servicios; sus contratos con el condominio; garantías; además del control de acciones judiciales en caso que las existan, adecuando los juicios a los tiempos que legalmente están establecidos en los Códigos de Procedimiento Civil de los países donde opere el software.
Comentario final: nuestra intención con este artículo es aportar algunas ideas para los programadores y por supuesto, estamos en capacidad de asociarnos con quien así lo desee, para desarrollar la más perfecta plataforma administrativa que sirva para administrar correctamente un condominio o comunidad inmobiliaria en Venezuela o en el exterior, especialmente en Hispanoamérica.
Los módulos deberán estar interconectados en todos aquellos aspectos o tarea que haga uno y afecten o tengan incidencia en otro u otros módulos. Pare ello, hay que elaborar todo el flujograma de tareas acciones que podría hacer cada módulo y ver cómo se conectan entre sí.
Una observación final es que el software debe permitir elaborar los recibos de condominios en cualquier momento tomando como fecha de elaboración los que correspondan a cada mes, vale decir, que si hay varios meses vencidos o sin facturar en un condominio y se quiere actualizar la facturación, la fecha que debe registrar cada recibo corresponderá a la de su mes y no a la del momento cuando se actualice. El software debe evitar cargar el gasto de un mes en uno diferente al cual no haya ocurrido, al menos, como regla; deberá hacerlo por vía de excepción porque siempre cabe la posibilidad del error humano en cualquier actividad que haga.
Estamos a las órdenes de cualquier desarrollador de software para trabajar juntos en este gran proyecto que tiene un amplísimo mercado en Hispanoamérica.
Me suscribo de ustedes en la espera de sus comentarios.
Atentamente,
RAFAEL ÁNGEL VISO INGENUO
Inpreabogado: 40.236
