Es esencial que todos quienes tienen bajo su responsabilidad legal la administración de cualquier tipo de inmuebles, más allá de un condominio: hotel, posada, restaurant, etcétera, elaboren un l “Manual o Batería de Reportes a la Junta Directiva de dicho inmueble o establecimiento” de toda la actividad que en él se realice para controlarlo debidamente..
El objetivo es, proporcionarle a la Junta de Condominio o de ese inmueble la mayor y mejor información posible sobre su manejo administrativo y operativo, para que tome las mejores y oportunas decisiones en ese sentido.
El personal administrativo que opera en el inmueble debe mostrar su máximo nivel de creatividad personal para diseñar los mejores y más explicativos formatos para precisamente, al final de cada mes, entregarle a la Junta Directiva del inmueble, una serie de reportes que le permita evaluar su gestión y además, poder aplicar los correctivos cuando sean necesarios.
Queremos hacer una distinción medular entre los términos “reportar” e “informar” a la Junta. Ello, para evitar confundir ambos términos y las acciones a la hora de realizar los reportes de gestión inmobiliaria. Vale destacar, que cuando el personal administrativo le envía correos electrónicos a la Junta Directiva del inmueble o a su asesor o coach inmobiliario; o a cualquier proveedor, sobre algún asunto relativo al condominio, se está ciertamente informando; ahora bien, informar no es exactamente lo mismo que reportar. Es verdad que todo reporte contiene una información, siendo que su objetivo esencial es informar sobre algo; pero esa información es ordenada, tratada y relacionada metodológicamente con el fin de presentarla para que sirva a la vez de “instrumento comparativo o de medición” con relación a otra información existente, contenida o no en el mismo reporte o existente en otro. En síntesis, los reportes son referencias comunicacionales entre si mismos y con respecto a otros reportes, permitiéndole y facilitándole a su lector, una rápida ubicación dentro de todo el contexto informativo que requiere saber, en este caso, del condominio o comunidad inmobiliaria o establecimiento comercial, para tomar decisiones. Por lo que podemos concluir, que el reporte no es más que el “soporte decisorio” de quien tiene la responsabilidad legal o gerencial o administrativa de tomar decisiones, dentro de la empresa (condominio); que en nuestro caso, es la Junta de Condominio por mandato expreso de la asamblea de propietarios.
Este tema es sumamente interesante y tiene relación con el orden de la información que día a día se produce en el condominio o comunidad inmobiliaria o negocio. Recomendamos a los asistentes administrativos que dejen expresa constancia, pista o rastro de todo lo que hacen diariamente en su trabajo; y para ello están los reportes. Pueden realizar su propia clasificación de reportes, sin limitarse expresamente a los que le hayan podido señalar al momento de su contratación laboral. Veamos algunos ejemplos de las materias tratadas en el trabajo de un asistente administrativo y que deben ser reportadas a la Junta Directiva del inmueble o establecimiento:
1) Clasificación de los gastos comunes del condominio/ comunidad / establecimiento o negocio: con el recibo de gastos emitido por la administradora debe procurarse hacer una clasificación de los gastos por rubros o materias, ello para determinar los porcentajes que representan cada una sobre el total de gastos mensuales ordinarios del condominio o comunidad inmobiliaria.
2) Clasificación de la mora de los propietarios: por ejemplo, pueden agruparse a los deudores por trimestres debidos: los que deben de 1 a 3 meses; de 4 a 6; de 6 a 9; y más de 10 meses; o los que deben nada más determinada cuota extraordinaria por reparaciones o mejoras realizadas en el inmueble.
3) Control de las actividades de los proveedores y sus costos: crear cuadros de las fechas de las actividades de los proveedores para programarlas y supervisarlas: por ejemplo: control de las áreas y equipos comunes tales como: piscina, ascensores; lámparas de emergencia; recarga de los extintores; recarga de gas; etcétera;
4) Control de pagos a proveedores y sus montos, según las fechas de corte de cuenta o de contratos de servicios: agua, electricidad, gas, teléfono, puerta eléctrica, ascensores, piscinas, jardinero, electricista; etcétera.
5) Control de inventario de insumos del inmueble /establecimiento: para medir su uso, consumo o reposición, costos y proveedores que los surten.
En fin. estimados asistentes administrativos, la idea que es vayan creando los FORMATOS DE LAS BATERÍAS DE REPORTES para ir diseñando ese MANUAL DE REPORTES que nos es otra cosa que la síntesis de la actividad administrativa, hecha de forma ordenada.
Esto va a permitir cuantificar actividades, costos, y sobre todo, contar con una información ordenada y una metodología de actuación administrativa perfectamente auditable y esencialmente, facilitará la RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA JUNTA DIRECTIVA DEL INMUEBLE O ESTABLECIMIENTO que debe hacer legalmente de forma anual ante la asamblea de propietarios.
Dicho todo lo anterior, los invitamos a todos nuestros lectores y seguidores a que vayan diseñando los formatos SEGÚN SU CREATIVIDAD y SEGÚN LOS OBJETIVOS Y RECOMENDACIONES AQUÍ INDICADAS, contenidas algunas en las FUNCIONES PRELIMINARES DE LA OFICINA DE CONDOMINIO/COMUNIDAD INMOBILIARIA O ESTABLECIMIENTO, o las que pacten o acuerden en sus contratos laborales al iniciar su relación laboral.
Pueden crear formatos con BARRAS, TORTAS, LÍNEAS en el programa Excel; hacer sus propias comparaciones; y LOS CRUCES INFORMATIVOS QUE LES PIDA LA JUNTA DIRECTIVA DEL INMUEBLE O ESTABLECIMIENTO O LAS QUE SU CREATIVIDAD LES INDIQUE, para brindarles a sus miembros, la más exacta y precisa in formación para el control absoluto de la gestión del inmueble o establecimiento. Pueden hacer también presentaciones en Power Point o en cualquier otro programa computarizado que ustedes dominen.
Pensamos que los reportes deberían remitirlos en los cinco (05) primeros días de cada mes, una vez que se cierre y entregue el proceso de la facturación de los gastos comunes.
Atentamente,
RAFAEL ÁNGEL VISO INGENUO
P.D.: “LO BUENO DE LAS METAS QUE SE NOS PRESENTAN, ES QUE SIEMPRE PODEMOS ELEGIR EN SOBREPASARLAS PARA SATISFACCIÓN PROPIA; ASÍ LOGRAMOS LA EXCELENCIA”
