PLAN GENERAL DE MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA Y BIENES ACCESORIOS DE
MONTECLARO COUNTRY CLUB.
I- Principios y definiciones:
I.1. La planificación: concepto; su importancia y ventajas.
De este vocablo encontramos múltiples acepciones, quizás las que resultan más aplicadas para nuestro interés en este ensayo resultan: “. m. Modelo sistemático de una actuación pública o privada, que se elabora anticipadamente para dirigirla y encauzarla. m. Escrito en que sumariamente se precisan los detalles para realizar una obra”
En internet encontramos una definición sobre Plan que deseamos compartir con ustedes:
“Esta palabra que ahora nos ocupa tiene su origen etimológico en el latín. Así, podemos saber que en concreto emana del vocablo latino planus que puede traducirse como “plano”.
Un plan es una intención o un proyecto. Se trata de un modelo sistemático que se elabora antes de realizar una acción, con el objetivo de dirigirla y encauzarla. En este sentido, un plan también es un escrito que precisa los detalles necesarios para realizar una obra.
Un plan económico se encarga de la gestión de la actividad económica de una empresa, un sector o una región.
Un plan de inversiones establece el destino que se les dará a los recursos financieros de una empresa.
Un plan de obras permite prever y ejecutar obras por parte de los técnicos y de las administraciones públicas. La noción de plan de servicios tiene un significado similar”.
A nuestro modo de entender, cuando hablamos de planificar nos remitimos de inmediato a plantearnos uno o varios objetivos que pretendemos alcanzar en un tiempo determinado, realizando una serie de acciones bajo una estrategia aplicada (métodos) y utilizando una serie de recursos (disponibles o por obtener en ese tiempo) de distinta naturaleza (humanos, económicos o materiales); bajo una estricta supervisión o controles que garanticen su obtención, tal y como inicialmente nos los planteamos, para cambiar o mantener una realidad o circunstancia que nos interesa conforme a nuestra voluntad o responsabilidades. Esta es una noción muy general de lo que podríamos asumir como concepto básico donde se desprenden y resaltan sus elementos esenciales:
VOLUNTAD O RESPONSABILIDAD DE ACCIÓN—–OBJETIVOS—-PLAN= +TIEMPO+ESPACIO+RECURSOS+ESTRATEGIA+SUPERVISIÓN+EVALUACIÓN DE RESULTADOS—-CONFIRMACIÓN DE NUESTRA VOLUNTAD O RESPONSABILIDAD DE ACCIÓN.
Hablar de la importancia de la planificación en cualquier orden de la actividad humana pareciera innecesario, ya que la mayoría de las corporaciones y de las personas poco o nada hacen sin pensar primero en un plan de acción. Consciente o inconscientemente el ser humano actúa conforme a un plan para poder mantenerse como especie. Lo hizo el hombre primitivo y más aún el hombre moderno, creador de tecnología y de recursos que dispone precisamente a favor del plan de mantenerse como la especie predominante en el planeta Tierra, ahora con el gran reto de planificar además, la viabilidad de su conservación y existencia de los recursos naturales, dado el drama que ha producido su evolución, en muchas ocasiones, sin una planificación para ello. Ahora, un plan para conservar el planeta, sus recursos naturales, se hace cuestión de vida o muerte para el ser humano. De allí, la reunión Kioto en el año 2002 que tomó una serie de medidas que ahora surgen como reto para toda la raza humana; sus dirigentes en cada una de las naciones del orbe.
Todo lo anterior nos lleva a entender mejor la importancia en un ámbito mucho más minúsculo de acción como lo es un plan para el mantenimiento y conservación de una infraestructura inmobiliaria, como lo es nuestro Club. En él, el compromiso de tener un plan pasa por la responsabilidad de sus representantes legales ante la comunidad de accionistas o socios quienes son en definitiva los partícipes en derecho de todo el patrimonio de la asociación civil que lo regenta y posee como dueña. Un plan de mantenimiento es la primera responsabilidad de acción de la Junta Directiva porque guiará todo su camino; y le permitirá la principal labor de rendir cuentas de su gestión, de forma ordenada para la satisfacción de los objetivos de la propia asociación civil, dueña de las instalaciones. Con esto, queremos enfatizar que: sin un plan de mantenimiento de la planta física del Club, es muy difícil y diríamos que casi un imposible, lograr los objetivos estatutariamente establecidos en la asociación civil. De este plan se derivarán otros sub planes que tienen que ver más propiamente dicho con otros ámbitos vitales de la gerencia de la corporación: su programación administrativa (laboral, inversiones, etcétera) recreacional; obras (plan de obras) y en definitiva, todos los servicios que está llamada a prestar a los socios.
I.2. El mantenimiento de una infraestructura:
En nuestra investigación por Internet encontramos un material muy interesante que nos refiere a los aspectos básicos que debemos tener en cuenta sobre el mantenimiento, y que son aplicables en cualquier industria o corporación con las adecuaciones de planificación del caso.
I.2.1. Definiciones Básicas de Mantenimiento.
“MANTENIMIENTO.
Definimos mantenimiento como el conjunto de técnica y acciones que son destinadas a conservar o restablecer equipos, dispositivos, instalaciones o edificaciones que se encuentran sujetas a acciones de mantenimiento (SP: sistemas productivos), con la finalidad de que estos puedan cumplir con un servicio determinado de una manera eficiente y eficaz, durante el mayor tiempo posible y con el máximo rendimiento. Buscando siempre la más alta disponibilidad en los SP.
REPARACIÓN:
Se conoce como la intervención que se le aplica a un sistema productivo en la cual se procede a la implantación de acciones como desmontaje, verificación de estado de los diferentes componentes, sustituciones, reconstrucción, entre otros; con el fin de dejarlo en condiciones normales de operación y tendiendo a su condición original.
POLÍTICAS DE MANTENIMIENTO:
Estas son el conjunto de lineamientos para lograr los objetivos propuestos para el mantenimiento.Anteriormente según los paradigmas de mantenimiento Las políticas de mantenimiento deben ser definidas por gerentes y los programas de mantenimiento estructurados por especialistas calificados.
En la actualidad las políticas de mantenimiento deben ser formuladas por las personas con la mayor cercanía a los activos a mantener. La administración debe proveer las herramientas para ayudar a estos a tomar las decisiones correctas y asegurar que las decisiones sean razonables y defendibles.
OBJETIVOS DE MANTENIMIENTO:
Sería principalmente mantener los equipos, dispositivos e instalaciones en condiciones normales de operación de manera que estos logren cumplir con las funciones para las cuales fueron diseñados o creados. Tomando en cuenta la producción, la calidad y un costo global óptimo.
TIPOS DE MANTENIMIENTO:
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
En la anterior definición de mantenimiento se mencionaron las palabras “conservar o restablecer un SP”. En este caso el mantenimiento preventivo son el conjunto de actividades y técnica destinadas a conservar un sistema productivo con el fin de que este logre cumplir con la función para la cual fue creado de una manera eficiente y eficaz. Para esto se deben realizar estudios de fallas para ver con que regularidad se pueden presentar las mismas.
Según la Norma COVENIN 3049-93 “El mantenimiento preventivo es el que utiliza todos los medios disponibles, incluso los estadísticos para determinar la frecuencia de las inspecciones, revisiones, sustitución de piezas claves, portabilidad de aparición de averías, vida útil y otras. Su objetivo es adelantarse a la aparición o predecir la presencia de las fallas.
Ventajas
Permite prolongar la vida útil de los sistemas y equipos.
Permite la planificación eficiente y efectiva de los recursos a utilizar.
Puede asumir la forma de sustitución sistemática de algunos componentes o de todos ellos (mantenimiento mayor).
Reduce el tiempo de trabajo y mejora el promedio entre fallas de los equipos.
Desventajas
Poca flexibilidad de modificar los ciclos de dichos trabajos en función de cambios en las exigencias operacionales de los equipos.
Requiere mayor cantidad de materiales y repuestos.
MANTENIMIENTO CORRECTIVO
A diferencia del preventivo con el conjunto de actividades y técnica destinadas a restablecer un sistema productivo con la finalidad de que este cumpla con sus funciones de manera eficiente y eficaz, tomando en cuenta que estas actividades son aplicadas una vez ocurrida una falla.
En la Norma COVENIN 3049-93 se menciona lo siguiente con respecto al mantenimiento correctivo: “Comprende las actividades de todo tipo encaminadas a tratar de eliminar la necesidad de mantenimiento corrigiendo las fallas de una manera integral a mediano plazo: las acciones mas comunes que se realizan son: molificación de elementos de maquinas, modificación de alternativas de procesos, cambios de especificaciones, ampliaciones, revisión de elementos básicos del mantenimiento y conservación”.
Este tipo de actividades deben ser realizadas por personal calificado y que pertenezcan a la organización de mantenimiento. Este tipo de intervenciones deben ser programadas con el fin de evitar pérdidas innecesarias.
MANTENIMIENTO PREDICTIVO
Consiste en determinar en todo instante la condición técnica (mecánica y eléctrica) real de la máquina examinada, mientras esta se encuentre en pleno funcionamiento, para ello se hace uso de un programa sistemático de mediciones de los parámetros más importantes del equipo. El sustento tecnológico de este mantenimiento consiste en la aplicaciones de algoritmos matemáticos agregados a las operaciones de diagnóstico, que juntos pueden brindar información referente a las condiciones del equipo. Tiene como objetivo disminuir las paradas por mantenimientos preventivos, y de esta manera minimizar los costos por mantenimiento y por no producción. La implementación de este tipo de métodos requiere de inversión en equipos, en instrumentos, y en contratación de personal calificado. Técnicas utilizadas para la estimación del mantenimiento predictivo:
• Analizadores de Fourier (para análisis de vibraciones)
• Endoscopia (para poder ver lugares ocultos)
• Ensayos no destructivos (a través de líquidos penetrantes, ultrasonido, radiografías, partículas magnéticas, entre otros)
• Termo visión (detección de condiciones a través del calor desplegado)
• Medición de parámetros de operación (viscosidad, voltaje, corriente, potencia, presión, temperatura, entre otros)
MANTENIMIENTO POR AVERIA O REPARACION
Se define como la atención de un sistema productivo cuando aparece una falla. Su objetivo es mantener en servicio adecuada mente dichos equipos, minimizando sus tiempos de parada. Es ejecutado por el personal de la organización de mantenimiento. La atención a las fallas debe ser inmediata y por tanto no da tiempo a ser programada pues implica el aumento en costos de paradas innecesarias de personal y equipo. Según la Norma COVENIN 3046-93.
A grandes rasgos de puede decir que este tipo de mantenimiento consiste en intervenir el equipo con una acción de reparación cuando la falla o avería se ha producido, restituyéndose sus condiciones normales de capacidad de trabajo o prestación original.
Características de mantenimiento por reparación.
• Generalmente no se planifica ni se programa, debido a que la falla ocurre de manera imprevista, es decir es reactivo.
• Está relacionado con las fallas que son intrínsecas a la confiabilidad de los equipos.
Aspectos positivos:
• Máxima aprovechamiento de la vida útil de los elementos.
• No necesidad de contratar personal calificado.
• No hay necesidad de detener máquinas con ninguna frecuencia prevista.
• Ni velar por el cumplimiento de acciones programadas.
Aspectos negativos:
• Ocurrencia aleatoria del fallo y la parada correspondiente en momentos indeseados.
• Menor durabilidad de las máquinas.
• Menor disponibilidad de las máquinas (paradas por roturas de mayor duración).
• Ocurrencia de fallos catastróficos que pueden afectar la seguridad y el medio ambiente.
MANTENIMIENTO CIRCUNSTANCIAL
Es una combinación de mantenimiento rutinario, programado y correctivo ya que se ejecutan acciones de rutina pero no tienen un punto fijo en el tiempo para iniciarlo porque los objetos intervenidos funcionan de manera alternada. Se ejecutan acciones que están programadas en un cronograma anual pero que tampoco tienen un punto fijo de inicio por la misma razón anterior. Se atienden las fallas cuando el objeto sale de servicio, existiendo otro sistema que cumple su función y el análisis de la(s) falla(s) permite programar su reparación a mediano plazo.
PROGRAMAS DE MANTENIMIENTO.
Su objetivo básico es garantizar la disponibilidad de la instalación para atender el programa de producción con calidad y productividad y asegurar costos adecuados.
Este constituye una sistematización de todas las actividades y estrategias destinadas a prevenir los daños. Son documentos que indican cuales son los trabajos que se deben ejecutar en los equipos para mantenerlos en condiciones operacionales.
La programación de mantenimiento constituye una previa revisión y evaluación de todas y cada una de las actividades pendientes, considerando tres aspectos fundamentales jerarquización, prioridad y relaciones de tiempo.
Jerarquización: se relaciona con la importancia o impacto de la acción ¿Qué pasa si no se cumple?
Prioridad: se relaciona con la oportunidad para la ejecución ¿para cuándo lo requiere el cliente interno?
Relaciones de tiempo: se relaciona con las dimensiones escalares de los tiempos que determinan la factibilidad real de la ejecución de cualquier actividad. ¿Dispongo del tiempo para hacerlo?
Para elaborar el programa de mantenimiento, se deben tener cuenta los siguientes ítem:
• Número de la Orden de Trabajo
• Ubicación del equipo
• Frecuencia, fecha,
• Personal estimado y real
• Duración estimada y real para ejecutar la actividad de mantenimiento preventivo
• Responsable de las acciones y observaciones.
• Registro de equipos, agrupados por secciones;
• Descripción de las actividades para el mantenimiento, y
• Plan estratégico.
Para ejecutar el programa de mantenimiento se requiere elaborar unas fichas que servirán para controlar, solicitar, reportar, entre otras; las actividades que se van a ejecutar. Entre estas fichas, tenemos las siguientes:
1. Orden de trabajo;
2. Solicitud de repuestos y materiales;
3. Reporte semanal de mantenimiento
4. Historial de los equipos.
ESTRUCTURAS DE MANTENIMIENTO.
Tiene que ver con la debida asignación de responsabilidades y distribución del trabajo dentro de la organización de mantenimiento. Debe ser lo más sólida e infracturable posible puesto que de ello dependerá la correcta ejecución de cada orden de trabajo o función operacional en los departamentos correspondientes.
PLANTIFICACIÓN DE MANTENIMIENTO.
Cuando hablamos de plantificación se debe hablar de la respuesta de 5 preguntas importantes.
• ¿Qué?: Qué es lo que vamos a realizar?
• ¿Cómo? Cuáles técnicas y procedimientos se van a aplicar.
• ¿Quién? Personal encargado de realizar las actividades.
• ¿Cuándo? Programación en función de tiempo.
• ¿Con que? Recursos (Financieros, materiales, tecnológicos; que necesitaremos para realizar las actividades.
Tomando en cuenta estos factores y dirigiéndolos hacia las actividades de mantenimiento se puede definir la plantificación de mantenimiento de la manera siguiente:
Es el diseño de programas de actividades de mantenimiento, distribuidas en el tiempo, con una frecuencia específica y dinámica que permite mantener los equipos en operación para cumplir con las metas de producción preestablecidas por la organización.
Si analizamos a mantenimiento como un proceso gerencial observamos que la planeación constituye el punto de partida de la gestión. Ella la necesidad de leva involucrada la necesidad de visualizar y relacionar las probables actividades que habrán de cumplirse para obtener los resultados y los objetivos planteados considerando los recursos necesarios. Esta se fundamenta en la toma de decisiones en cuando a objetivos y estrategias se refieren.
La importancia del proceso de planificación radica en que esta es la manera efectiva de reducir incertidumbre y riesgos asociados con el futuro y en segundo lugar porque la ejecución de los otros tres procesos de trabajo (ejecución, evaluación e ingeniería) depende de una buena planificación.
CONTROL DE MANTENIMIENTO
Se refiere al conjunto de actividades que permiten identificar y analizar las desviaciones de los resultados, tanto de la gestión de mantenimiento como del desempeño real del sistema productivo, versus las metas operativas.
El control es preventivo, se trata de anticipar para evitar los eventos o circunstancia que pudieran afectar negativamente los resultados del proceso.
Se deben controlar los procesos, para asegurar así la calidad de los resultados finales. Es la gran diferencia conceptual respecto al control de calidad de los productos.
EJECUCIÓN DE MANTENIMIENTO.
Como proceso básico de la función de mantenimiento, la ejecución asegura la disponibilidad de los equipos e instalaciones para permitir la continuidad operativa.
Desde el punto de vista operacional, la ejecución contempla el conjunto de actividades que permite llevar con excito las acciones de mantenimiento previamente planificadas y programadas. Para esto se den desarrollar dos procesos que deben ir de la mano como son la dirección y la coordinación.
EVALUACION DE MANTENIMIENTO.
Prácticamente la evaluación y el control en si son procedimientos que se inician al concluirse la planificación, que cuando se establece los mecanismos de medición y que se continua durante todo el proceso organizativo, lo cual le da un carácter dinámico y continuo.
La evaluación y control es el conjunto de actividades que permiten la comprobación de que el sistema, instalaciones u equipos están actuando u operando con o sin desviaciones en relación a lo previamente planificado esto tomando en cuenta el punto de vista operativo.
INDICADORES DE MANTENIMIENTO.
INDICADORES ADMINISTRATIVOS.
Son los que nos permiten evaluar el desempeño en cuanto a:
• Costos de mantenimiento por unidad de producción.
• Horas de sobre tiempo.
• Cumplimiento de mantenimiento por tipos.
• Porcentaje de re trabajo.
• Accidentes.
• Porcentaje de esfuerzos por tipos de mantenimiento.
• Horas hombre de adiestramiento, entre otros.
INDICADORES TÉCNICOS.
Estos indicadores están orientados a medir las acciones de mantenimiento y el comportamiento estadístico de los equipos, entre ellos se pueden mencionar los siguientes:
• Disponibilidad.
• Confiabilidad.
• Mantenibilidad.
• Factor de servicio
• Factor de disponibilidad.
• Efectividad del sistema.
Disponibilidad.
Expresa la probabilidad de que un equipo se operable durante un periodo de tiempo dado.
Confiabilidad.
Representa la probabilidad de que un equipo no falle durante un tiempo determinado en condiciones de operaciones establecidas. Esta también es conocida como la probabilidad de supervivencia.
Mantenibilidad
Es la probabilidad de que un equipo pueda ser puesto o reparado a su condición operativa en un periodo de tiempo dado, cuando el mantenimiento es ejecutado de acuerdo con procedimientos preestablecidos
Factor de servicio.
Representa la fracción de tiempo que el equipo presta servicio confiable sobre el total de horas que el equipo es requerido.
Factor de disponibilidad.
Representa la fracción de tiempo que el equipo está disponible en el periodo calendario descontando lo paros programados de mantenimiento.
BIBLIOGRAFÍA:
Fundamentos De Tecnología De Mantenimiento Industrial
PDVSA CIED, 1998.
Manual Para Evaluar Los Sistemas De Mantenimiento En La Industria (1era Revisión)
Norma venezolana COVENIN 2500 -93
Mantenimiento Definiciones.
Norma venezolana COVENIN 3049 -93
La anterior bibliografía emanada de un ensayo realizado en nuestra industria petrolera PDVSA, constituye perfectamente la base conceptual en cuanto al tema de mantenimiento se refiere y que principalmente debe ser atendido por quien ejerza la función como Director General del Club, quien drenará tales conocimientos a su equipo de trabajo, principalmente a la Dirección de Servicios Generales y a los Departamentos de Mantenimiento y Limpieza; y Departamento Técnico. En síntesis y en realidad, toda la estructura organizacional de la Asociación Civil que opera directamente dentro de las instalaciones del Club, debe tomar en cuenta este material porque la actividad de su recurso laboral en realidad apunta hacia el fin último de la buena conservación de las mismas, sea cual sea su área de acción.
Estos conceptos básicos de mantenimiento son los que le darán sustentación al Plan General de Mantenimiento del Club, en cada una de sus áreas. Más abajo, presentaremos de forma resumida un gráfico que servirá para distribuir las distintas tareas de mantenimiento preventivo, que son los que rutinariamente deben ser realizadas.
I.2.2. Responsabilidad jurídica derivada de los mantenimientos:
La realización de las tareas de mantenimientos y en sus distintos tipos no es una opción para quienes tienen una vinculación jurídica en la Asociación Civil Monteclaro Country Club. Es una obligación legal que deben cumplir cabalmente. De tal forma, planteamos:
I.2.2.1. Responsabilidad de los socios:
Estos tienen una responsabilidad legal asumida voluntaria y libremente según los estatutos de la Asociación Civil de contribuir oportunamente con los gastos de sostenimiento que derivan de ella; y en este sentido, también hay una sanción en caso que no lo hagan, cual es la pérdida de sus derechos como socios y el remate de la acción conforme al procedimiento establecido también estatutariamente.
Esta responsabilidad de contribuir económicamente con los gastos de la asociación la cumplen los socios de acuerdo a las decisiones, planes y estrategias que definen representación, la mayoría decisoria de la Junta Directiva de la asociación civil, según la metodología de toma de decisiones que hayan decidido. Como sabemos, la Junta Directiva es un ente colegiado y toma sus decisiones por mayoría simple; o por las instrucciones que reciba de su mandante que es la Asamblea General de Accionistas legalmente reunida.
I.2.2.2. Responsabilidad de la Junta Directiva: civil y penal.
La Junta Directiva como mandataria que es, está obligada a cumplir con todas sus funciones establecidas en los estatutos sociales de la asociación civil; y como tal, compromete su responsabilidad civil y penal de acuerdo a las acciones y omisiones que le sean atribuibles en su accionar.
Una recomendación general para cualquier Junta Directiva que tenga responsabilidad jurídica como mandataria sobre cualquier tipo de inmueble, es dejar muy clara cuáles son las condiciones y circunstancias materiales, ambientales, de seguridad industrial, administrativas y financieras en las que recibe de su antecesor el inmueble. Para ello, es válida la realización de una inspección judicial hecha por un tribunal competente, reportando los resultados a la Asamblea General de Accionistas legalmente reunida, para que en un hecho notorio, público y comunicacional, esté absolutamente en cuenta de todo lo relativo a la situación del inmueble. No informar a los socios de alguna manera la situación heredada podría poner en riesgo su responsabilidad legal; que afortunadamente en el caso de la Asociación Civil Monteclaro Country Club eso no podrá ocurrir, gracias a que la actual Junta Directiva ha actuado responsablemente, informando a los socios por distintas vías comunicacionales, tradicionales y electrónicas, de la ruinosa situación en la cual recibió las instalaciones del Club, así como su aspecto financiero y administrativo y con la cual está lidiando día a día, en una operación compleja por la cantidad de variables que tiene que resolver y los muy limitados recursos económicos y materiales disponibles con los que cuenta.
I.2.3. La afectación del patrimonio por el mantenimiento: revalorización por conservación versus desvalorización por ruina.
Con este punto queremos destacar que el mantenimiento en sus diversos tipos antes sugerido en la bibliografía señalada, representa la mejor inversión posible en cualquier tipo de estructura física. El mantenimiento conserva y aumenta el valor patrimonial de la organización. Cuando es correctamente realizado de acuerdo a un plan rigurosamente ejecutado y supervisado, entonces produce no sólo el efecto económico de revalorización del patrimonio, que en el caso de la asociación civil, deberá reflejarse en el aumento del valor de la acción de cada socio, sino también, produce un bienestar directo en el recurso humano que trabaja en sus instalaciones, sabiéndose útil y provechoso en el trabajo.
Lo peor que puede ocurrir es una corporación es la desmotivación de su personal en el cumplimiento de sus funciones por el reinado de un clima generalizado de ruina por ausencia de un plan de acción que no establezca el rumbo decidido a combatir la ruina y a lograr el cambio o la transformación del estado de cosas. Pasar de un punto “A” representado por un estado comatoso, ruinoso, deteriorado y deprimido de una organización cualquiera a un punto “B” de superación de esos estados, condiciones y circunstancias, es precisamente lo que busca un Plan General de Mantenimiento, de acción combinada con estrategias para lograr el cambio.
I.3. Los conceptos de eficiencia y eficacia:
Consideramos útil en este breve ensayo que los lectores tengan presente a groso modo el significado de estos conceptos, distintos pero complementarios entre sí:
“La noción de eficiencia tiene su origen en el término latino efficientia y refiere a la habilidad de contar con algo o alguien para obtener un resultado. El concepto también suele ser equiparado con el de fortaleza o el de acción.
La eficiencia, por lo tanto, está vinculada a utilizar los medios disponibles de manera racional para llegar a una meta. Se trata de la capacidad de alcanzar un objetivo fijado con anterioridad en el menor tiempo posible y con el mínimo uso posible de los recursos, lo que supone una optimización.
Es posible encontrar la idea de eficiencia en distintos ámbitos. En la física, por ejemplo, la eficiencia tiene que ver con el vínculo entre la energía que se invierte y la energía que se aprovecha en un procedimiento o en un sistema.
En economía, se habla de la eficiencia de Pareto (por Vilfredo Pareto) para nombrar al estado que se alcanza cuando resulta imposible mejorar la situación del componente de un sistema sin atentar contra otros”.
“Principalmente el término hace referencia a aquellos recursos que se tienen (humanos, tecnológicos, financieros, físicos, etc) para conseguir algo, la forma en la que son utilizados y los resultados a los que se ha arribado, cuanto mejor hayan sido aprovechados esos recursos mayor será la eficiencia en la forma de buscar dicha meta.
La eficiencia puede ser definida de una forma u otra de acuerdo a qué rubro sea aplicada. Por ejemplo, si se la aplica a la administración hace referencia al uso de los recursos que son los medios de producción que se tienen disponibles y puede llegar a conocerse el nivel de eficiencia desarrollado a través de la ecuación E=P/R (P= productos resultantes; R=recursos utilizados).
Algunos expertos como Koontz y Weihrich aseguran que la eficiencia consiste en el logro de aquellas metas que se ha propuesto una empresa utilizando para ello la menor cantidad posible de recursos. Por su parte, Robbins y Coulter, dicen que es obtener resultados de una magnitud importante invirtiendo la mínima cantidad posible en ella; mientras que Reinaldo O. Da Silva se inclina a decir que eficiencia implica operar de una determinada forma en la cual todos los recursos se utilicen de la manera más adecuada posible.
Un error que suele cometerse es el de confundir el significado del término eficiencia con el de eficacia, cuando en realidad ambos son sumamente diferentes.
Mientras que la eficiencia implica una relación positiva entre el uso de los recursos del proyecto y los resultados conseguidos, la eficacia se refiere al nivel de objetivos conseguidos en un determinado plazo, es decir a la capacidad para conseguir aquello que un grupo se propone. Ser eficaces es simplemente alcanzar la meta estipulada, sin importar el nivel de recursos empleados.
Esto significa que se puede ser eficiente sin ser eficaz y viceversa, pero si se reúnen ambos requisitos, estaríamos ante un proyecto ideal: eficiente porque se ha conseguido utilizando el mínimo de recursos y eficaz porque no se ha extendido en el plazo que nos habíamos propuesto”.
Son estos conceptos los que nos permitirán evaluar con parámetros objetivos la acción individual y grupal del recurso humano encargado de la ejecución de las tareas del Plan General de Mantenimiento e incluso de la propia Junta Directiva, como ente jurídicamente responsable de la gerencia y administración de la asociación civil.
Si bien los conceptos de eficiencia y eficacia en si mismo son diferentes, los mismos se complementan entre sí cuando son aplicados con determinada estrategia de acción para el cumplimiento de las tareas dentro de un plan.
I.4. Los recursos para un plan:
Entre los más importantes y para no repetir lo señalado en la bibliografía aquí comentada encontramos tres:
A) el recurso humano;
B) el recurso económico; y
C) el tiempo como recurso principal.
La disposición de estos recursos en tiempo y espacio, combinados con las estrategias en las tareas y acciones, serán los que nos permitirán lograr los objetivos proyectados en el plan.
Pero, ¿qué hacer y cómo cuando hay grandes debilidades en el recurso humano y económico para ejecutar el plan? Allí es donde nace por necesidad la creación de la iniciativa humana. Pueden que los estudiosos e investigadores en estos temas hayan definidos caminos para un sinfín de casos; pero lo cierto es, que cada corporación se dará sus propias estrategias, por supuesto, dentro de un marco de respeto a principios y valores elementales en la administración que ejecuten. Tampoco se podrá dejar de un lado el cúmulo de la experiencia recogida por centenares de autores en muchos países que ha abordado estos temas de planificación.
En el caso del Club Monteclaro, la realidad nos indica que habrá que planificar sobre la base de las debilidades de su recurso humano y de sus recursos humanos disponibles, para que en un tiempo perentorio se superen y fortalezcan, a fin de mejorar el rendimiento de las labores de mantenimiento y acción general positiva de su gerencia. En este orden de ideas, la debilidad del recurso humano se centra fundamentalmente en su desmotivación, falta de guiatura producto de la ausencia de la comunicación de un rumbo hacia una meta u objetivo, y por la compensación económica que están dispuestos a aceptar por el esfuerzo necesario para arribar exitosamente a esa meta u objetivo. A esto, hay que agregarle la circunstancia que la actual Junta Directiva lucha diariamente para desmontar todos los vicios administrativos en los que incurría parte del personal, producto de la nefasta gerencia que le antecedió. De allí se deriva que parte del plan debe cubrir el reentrenamiento y la motivación del personal, haciendo un esfuerzo por inculcarle nuevos valores y trazar una política para depurar la nómina que esté viciada y que no se quiera acoger a un cambio positivo en la organización. En síntesis, el recurso humano es una prioridad dentro del plan.
Con relación al recurso económico del Plan General de Mantenimiento Preventivo, sin duda, exigirá mayores recursos para que los resultados sean óptimos en el cumplimiento de las tareas rutinarias que contenga. Pero hay otro tipo de acciones que van más allá de este tipo de plan y que representan las tareas de recuperación de los bienes del Club, que por haberse acumulado y retrasado en el tiempo, formarán parte de lo que llamamos: el Plan General de Rescate o Mantenimientos Correctivos, que por cierto, son los que representan una inversión cuantiosa. Y en un escenario de escasez de recursos financieros, donde no es posible acometer ni disponer del dinero para realizar todos los mantenimientos de la planta física del Club, entonces se hace vital y necesario establecer la prioridad de este plan y que a nuestro juicio, es la reparación absoluta de la planta de tratamiento del Club, por ser una instalación sin cuyo funcionamiento el club no puede operar legalmente, sin riesgos legales para la Junta Directiva, los cuales aquí no entraremos a detallar.
I.5. ¿Cómo reportar la ejecución de un Plan?
II- El plan de acción y su distribución por áreas físicas de la corporación (del Club):
II.1. Determinación de las áreas físicas y bienes sobre las cuales recaerán los programas de mantenimientos: caso Club Monteclaro. Sugerencia del Cuadro Modelo para el Control de Actividades del Plan General de Mantenimiento. (Ver Cuadro en Excel propuesto de forma preliminar).
NOTA: PUBLICAREMOS LOS CUADROS MODELOS EN REFERENCIA EN ENTRADAS SEPARADAS.
Rafael Ángel Viso Ingenuo
Abogado
