El proceso de captación de nuevos clientes para incrementar la cartera del administrador de condominios es uno delicado y complejo; nuestra experiencia nos ha permitido desarrollar una líneas matrices que seguramente podrán facilitar el diseño de toda una gran estrategia que debe ser ejecutada día a día; de forma sistemática y muy bien supervisada para que de sus frutos.
- Comenzamos en primer lugar señalando que el administrador debe tener un pleno y exacto conocimiento del espacio geográfico donde quiere actuar; donde va a promocionar sus servicios. Recorrer las calles y avenidas; visitar los inmuebles o tomarles fotografías; tener una noción actualizada del estado en que se encuentran, as´pi como los servicios con que cuentan en su entorno, es tarea previa del administrador para comenzar su “proceso de contacto” .
- Debe procurar entrenar una fuerza de ventas: el empresario en su promoción de servicios, debe preparar una fuerza de venta que visite y lleve sus propuestas de servicios a los condominios. Esta fuerza de venta debe registrar a cada uno de los edificios; señalar su ubicación, persona contacto; en fin, registrar en su ficha de registro el más mínimo detalle que pueda obtener en su visita, que podrá luego el Departamento de Ventas explotar a la horade preparar la oferta de servicios. La fuerza de venta debe ser organizada; trabajar por sectores geográficos, evitando la duplicidad de visitas para no perder tiempo no esfuerzos; y sobre todo, debe reportar su trabajo, para que el Departamento de Ventas prepare las ofertas de servicios.
- Preparadas las ofertas de servicios, la fuerza de ventas en campo, debe llevarlas a su destino. Volver por segunda vez a cubrir sus rutas iniciales cuando levantaron la información inicial. En esta segunda visita, deberán tener la habilidad discursiva para sortear los obstáculos propios que imponen los porteros, conserjes y vigilantes privados en los inmuebles, tratando de establecer un compromiso; un vínculo emocional con el ente receptor de la oferta de servicios, cuyo objetivo en este segundo encuentro, es lograr el interés de la Junta de Condominio en la empresa; en la propuesta de servicios para gestionar una reunión formal entre el Departamento de Ventas y dicha Junta.
- El Departamento de Ventas recibirá el reporte de la fuerza de ventas en campo y deberá iniciar sus estrategias de seguimiento por todos los medios posibles, para lograr el contacto con la Junta de Condominio: desde invitaciones a reuniones de cortesía ofreciendo un coffes breake; una merienda de negocios para presentar a la empresa; en fin, todo se vale a la hora de contactar a la Junta. Si existe el interés y la necesidad; esta atenderá la cita aceptará el contacto.
- Por su parte, la fuerza de venta en campo, continuará con nuevos recorridos; nuevas visitas, levantando información nueva para abrir otros ciclos de proyección de la empresa.
- Logrado el interés del Departamento de Venta por parte de la Junta de Condominio, y aceptada la primera reunión de esta con la empresa, entonces entrará en juego nuevos actores de la misma: su Junta Directiva. Es hora de darle la mayor formalidad a la venta; de respetar el negocio, es hora de los socios que se preocupan y ocupan por el crecimiento de su empresa. Surge así, una primera reunión donde la Directiva de la empresa ahondará en detalles de las bondades de los servicios que ofrece a la comunidad de copropietarios; y sobre todo, en la detección de las necesidades reales del condominio y en anotar muy bien los problemas que tienen para proponer soluciones con su contratación y designación como administrador. Posiblemente, nada se defina en una primera reunión con la Junta. Es allí cuando realmente comienza la competencia con otras empresas, porque normalmente las Juntas de Condominios averiguan muy bien el mercado de administradores de condominios y levantan sus matrices comparativas para ello.
- La Directiva de la empresa debe seguir activa, intentado y persiguiendo nuevas reuniones con la Junta e incluso ofreciendo beneficios a la Junta de Condominio, antes de su eventual designación como administrador, por parte de la asamblea de propietarios. Esos beneficios se traducen en horas/hombre de asesoría, apostando a la captación del cliente. Recuerden los administradores que su trabajo es de convencer y demostrar competencias o capacidades, a comunidades integradas por varias personas que representa un ente colegiado, como lo es la Junta de Condominio. Esta está integrada por diferentes cerebros que piensan diferentes y a quienes hay que poner de acuerdo, en sintonía con los objetivos que se persiguen.
- El momento de la Asamblea de Propietarios es un momento estelar: a veces son invitados los distintos administradores para que presenten personalmente sus propuestas; en ocasiones van sólo los preseleccionados por la Junta; o también, el administrador que la Junta propone como tal para su designación formal. En esta ocasión, el administrador y su grupo o equipo de trabajo deben guardar todas las solemnidades del caso; el cuido de su imagen; preparar el discurso con suficiente tiempo; practicarlo en su oficina; preparar las preguntas y sus posibles respuestas que podrían hacerle los propietarios; en fin, nada de improvisación y todo debe ser planificado al máximo. Ello generará confianza a la comunidad de copropietarios.
- Recuerde los colegas administradores: nunca prometer lo que no puedan cumplir; decir siempre la verdad y aceptar las limitaciones de su organización; por supuesto, apostando siempre a cualquier superación y mejora del servicio que están ofreciendo cumplir.
- Finalmente, registrar todo lo que decida la asamblea de propietarios en el Libro de Acuerdos de la Asamblea, para salvaguardar todos los aspectos legales de la decisión de la comunidad de copropietarios.
Siguiendo estos diez sencillos pasos, usted y su empresa seguramente crecerán y captarán nuevos clientes; usted tiene toda la creativa para incluir y ampliar estas estrategias, las cuales apenas comentamos brevemente aquí. Nos sentiremos orgullos y complacidos si ustedes se activan en este sentido y comienzan a diseñar un plan para su crecimiento. ¡Nosotros estamos para apoyarles!
Nos suscribimos de ustedes.
Atentamente,
RAFAEL ÁNGEL VISO INGENUO
Inpreabogado: 40.236
