Los reportes en la gesti\u00f3n del condominio son estructuras de informaci\u00f3n presentadas de distintas maneras (num\u00e9ricas, dict\u00e1menes, fotogr\u00e1ficas o audios y videos) para no solamente cumplir con el deber formal que tienen los administradores o juntas de condominios, seg\u00fan lo establecido en el art\u00edculo 20 de las Ley de Propiedad Horizontal y el art\u00edculo 1.694 del C\u00f3digo Civil Venezolano, sino que son la clave para poder presentar un proceso de administraci\u00f3n o de gesti\u00f3n de forma transparente, generando as\u00ed la confianza en la comunidad de copropietarios.<\/p>\n\n\n\n
Lo que nosotros llamamos la \u00abbater\u00eda de reportes\u00bb debe estar claramente contenido en el contrato de administraci\u00f3n entre la junta de condominio (mandataria de la asamblea) y el ente administrador, quien tambi\u00e9n es un mandatario nombrado por la asamblea de copropietarios. De esta forma, la obligaci\u00f3n legal de rendir cuenta de todas las operaciones por parte del mandatario, se llena de contenido; de estructura; de procedimientos que se realizar\u00e1n en tiempos determinados y que podr\u00e1n ser supervisados por las partes interesadas mediante las listas de comprobaci\u00f3n para cada tarea administrativa u operativa, para derivar en los \u00edndices de gesti\u00f3n, que servir\u00e1n a la postre, para conocer cuan eficiente ha sido el administrador o la junta de condominio en determinado per\u00edodo. S\u00f3lo as\u00ed, con par\u00e1metros claramente definidos se tendr\u00e1 la posibilidad no s\u00f3lo de supervisar, controlar y vigilar a estos mandatarios, sino que se le dar\u00e1 a la asamblea de propietarios una herramienta objetiva para tomar decisiones a la hora de ratificarles o revocarles su mandato.<\/p>\n\n\n\n
Ponemos a su disposici\u00f3n nuestro material de apoyo sobre los reportes, corregido y actualizado a la fecha del 21 de marzo de 2020, como herramienta de entrenamiento para quienes se dedican a la noble labor de administrar condominios y velar por la mejor calidad de vida de los copropietarios.<\/p>\n\n\n\n
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Atentamente, les saluda, Rafael \u00c1ngel Viso Ingenuo (Inpreabogado: 40.236)<\/p>\n\n\n\n
Los Reportes de la Junta de Condominio; de las Administradoras o\nGerentes <\/strong>Operativos y Administrativos <\/strong>del inmueble<\/strong><\/p>\n\n\n\n Material de Apoyo de Asesor\u00edas Pro Condominios, C.A.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Caracas, 21 de marzo de 2020<\/strong><\/p>\n\n\n\n Por: Rafael \u00c1ngel Viso Ingenuo<\/strong><\/p>\n\n\n\n La misi\u00f3n de la Junta y el Administrador: deber de informaci\u00f3n sobre todos los asuntos del inmueble<\/p>\n\n\n\n Reportes que debe hacer la\nJunta cuando ejerce las funciones del administrador<\/strong><\/p>\n\n\n\n Los reportes a los\npropietarios que derivan del cumplimiento del art\u00edculo 20 de la Ley de\nPropiedad Horizontal de Venezuela<\/strong><\/p>\n\n\n\n Reporte sobre el la\nobligaci\u00f3n de cuidar y vigilar las cosas comunes<\/strong>:<\/p>\n\n\n\n Objetivo general<\/strong>: <\/strong>dise\u00f1ar una serie de tablas \no formatos que identifiquen o describan \ntodas las \u00e1reas y bienes comunes de la comunidad inmobiliaria, donde se\ndenote su situaci\u00f3n actual de conservaci\u00f3n; modelos, seriales, \u00faltima labor de\nmantenimiento, futuros mantenimientos. Recomendamos que a cada \u00e1rea tratada se le haga un reporte.<\/em><\/strong><\/p>\n\n\n\n Reportes sobre los actos de\nurgente de administraci\u00f3n y conservaci\u00f3n, y reparaciones menores<\/strong>: <\/p>\n\n\n\n Objetivo general<\/strong>: dise\u00f1ar una serie de tablas\no formatos que permitan describir con lujo de detalles los tipos de actividades\nadministrativas urgentes; de conservaci\u00f3n y las reparaciones menores, donde se\ncontengan al menos, los siguientes datos: a) actividad a realizar; b)\nmotivaci\u00f3n o justificaci\u00f3n para hacerla; c) costos del o los trabajos de\nconservaci\u00f3n o reparaciones menores; d) tiempo de ejecuci\u00f3n; responsable de\nejecutarlos; e) responsable de la supervisi\u00f3n de la ejecuci\u00f3n; f) forma de pago (cr\u00e9dito o financiamiento);\ng) da\u00f1os a evitar en el futuro; <\/em><\/strong> <\/em><\/strong>y de suma y vital\nimportancia: <\/em><\/strong>h) descripci\u00f3n <\/em><\/strong>de la metodolog\u00eda de\nrealizaci\u00f3n del acto de urgente administraci\u00f3n, conservaci\u00f3n o reparaci\u00f3n\nmenor, entre los m\u00e1s importantes<\/em><\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Continuaci\u00f3n de los tipos de reportes legales:<\/strong><\/p>\n\n\n\n Reporte sobre el\ncumplimiento y la ejecuci\u00f3n que de ese cumplimiento se haga de las\ndisposiciones del documento de condominio, su reglamento y los acuerdos de los propietarios<\/strong>:<\/strong><\/p>\n\n\n\n Objetivo general<\/strong>: <\/strong>Este reporte debe\nconsiderarse con base al incumplimiento puntual de tales disposiciones que haga\nun propietario en el condominio; luego que se presente la falta o irregularidad\ncometida por un propietario deber\u00e1 generarse un reporte que contengan: a) quien,\ncu\u00e1ndo, d\u00f3nde y c\u00f3mo la cometi\u00f3; b) Actividad de la Junta o del Administrador\nrealizada para reparar o denunciar tal falta o irregularidad; <\/em><\/strong>c) <\/em><\/strong>Da\u00f1os o consecuencias\necon\u00f3micas o morales causadas en contra de la comunidad; de otro propietario o\nde una tercera persona en la comunidad inmobiliaria; <\/em><\/strong>d) <\/em><\/strong>Propuesta de sanci\u00f3n o\npersecuci\u00f3n legal.<\/em><\/strong><\/p>\n\n\n\n Continuaci\u00f3n de los reportes legales:<\/strong><\/p>\n\n\n\n Reporte sobre la\nrecaudaci\u00f3n de los gastos comunes, no\ncomunes y sobre la administraci\u00f3n de la renta que producen las \u00e1reas comunes de\nla comunidad inmobiliaria<\/strong>:<\/strong><\/p>\n\n\n\n Objetivo general<\/strong>: <\/strong>el o los varios reportes\nque se generen en el cumplimiento de esta obligaci\u00f3n del ente administrador\ndebe contener; a) una clasificaci\u00f3n por rubro de los gastos comunes (por\nejemplo: electricidad; gas; jardiner\u00eda y \u00e1reas verdes; reparaciones menores;\nn\u00f3mina; gastos de seguridad y vigilancia; fondo de reserva; etc\u00e9tera); y si\nexistieren \u00e1rea comunes arrendadas a favor del condominio, deben indicarse\nquienes pagan, cu\u00e1nto pagan por arrendamiento y por supuesto, se\u00f1alar la\nconcurrencia de esos ingresos en la totalidad de los gastos comunes. Si hubiere\nsuper\u00e1vit por los arrendamientos, debe expresarse su destino, bien\ndeposit\u00e1ndolo a favor del fondo de reserva; en la cuenta corriente de la\ncomunidad o distribuy\u00e9ndolo a favor de los copropietarios, seg\u00fan lo haya\ndispuesto la asamblea de propietarios.<\/em><\/strong><\/p>\n\n\n\n Continuaci\u00f3n de los reportes legales:<\/strong><\/p>\n\n\n\n Reportes sobre situaciones\njudiciales<\/strong>:<\/strong><\/p>\n\n\n\n Objetivo general<\/strong>: <\/strong>informar al ente\nadministrador y a la comunidad de propietarios la marcha y la situaci\u00f3n de los\nasuntos litigiosos en curso ante los tribunales de justicia, y las expectativas\nque de cada situaci\u00f3n judicial se puede esperar<\/em><\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Reportes relativos a la\ncontabilidad de ingresos y gastos de la administraci\u00f3n del inmueble y de\nsu estado financiero<\/strong>.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Objetivo general<\/strong>: <\/strong>informar met\u00f3dicamente\nsobre el estado de resultados y el balance general del inmueble<\/em><\/strong>.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Continuaci\u00f3n de los reportes legales:<\/strong><\/p>\n\n\n\n Reportes sobre la forma de\nllevar los libros de: la asamblea de propietarios; actas de la junta de\ncondominio y del libro diario de contabilidad<\/strong>.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Objetivo general<\/strong>: <\/strong>Los reportes sobre estos\nlibros son muy \u00fatiles puesto que se trata de crear un formato para informar\nsobre el \u201cestado de cada uno de ellos\u201d y no sobre el contenido de los mismos,\npara permitir una r\u00e1pida ubicaci\u00f3n de la informaci\u00f3n previamente clasificada,\nde acuerdo a los intereses de las juntas de condominios o del ente\nadministrador<\/em><\/strong>.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Continuaci\u00f3n de los\nreportes legales:<\/p>\n\n\n\n Un reporte fundamental para\nlos propietarios:<\/strong><\/p>\n\n\n\n Reporte anual de la gesti\u00f3n\ny cuenta anual de la gesti\u00f3n del administrador<\/strong>:<\/strong><\/p>\n\n\n\n Objetivo general<\/strong>: <\/strong>crear una estructura\ninformativa que contemple tanto la gesti\u00f3n de la junta de condominio o de la\ncomunidad <\/em><\/strong>inmobiliaria y <\/em><\/strong>que <\/em><\/strong>integre<\/em><\/strong> tambi\u00e9n <\/em><\/strong>la informaci\u00f3n contable\nsuministrada por los profesionales de esta \u00e1rea<\/em><\/strong>.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Los ocho puntos b\u00e1sicos del\nreporte de la Junta.<\/p>\n\n\n\n Infraestructura<\/em><\/strong>.<\/em><\/p>\n\n\n\n Equipos y <\/em><\/strong>accesorios<\/em><\/strong>.<\/em><\/p>\n\n\n\n \u00c1rea verdes y <\/em><\/strong>urbanismo<\/em><\/strong>. <\/em><\/p>\n\n\n\n Personal del <\/em><\/strong>Condominio<\/em><\/strong>. <\/em><\/p>\n\n\n\n Relaci\u00f3n con proveedores de\n<\/em><\/strong>servicios<\/em><\/strong>.<\/em><\/p>\n\n\n\n Relaci\u00f3n entre los\ncopropietarios o \u201cvida comunitaria<\/em><\/strong>\u201d.<\/em><\/strong><\/p>\n\n\n\n Aspectos administrativos y\nfinancieros.<\/em><\/strong><\/p>\n\n\n\n Situaciones legales:\nextrajudiciales y<\/em><\/strong> <\/em><\/strong>judiciales<\/em><\/strong>.<\/em><\/p>\n\n\n\n Otros Reportes:<\/strong><\/p>\n\n\n\n Reportes de \u00edndole administrativo: estado de la data y archivos\nf\u00edsicos y digitales o electr\u00f3nicos; sobre la n\u00f3mina del inmueble; situaci\u00f3n del\nr\u00e9gimen de convivencia entre propietarios; din\u00e1mica con los proveedores de\nbienes y servicios; estado de las relaciones con organismos gubernamentales o\nde car\u00e1cter privado, entre los m\u00e1s importantes.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Reportes sobre la proyecci\u00f3n de gastos para los mantenimientos\npredictivos y preventivos<\/strong>.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Reportes sobre el control del manejo de divisas extranjeras para\nintegrar la contabilidad.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Los reportes que deben darse\nentre los distintos miembros principales y suplentes de la Junta de Condominio,\nde acuerdo a los roles que cada quien ejerce, seg\u00fan lo establecido en el\ndocumento de condominio o su reglamento.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Reportes sobre las reuniones de la Junta: las minutas y las agendas\nde cada reuni\u00f3n.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Reporte sobre las decisiones tomadas por la Junta y del seguimiento\na la ejecuci\u00f3n de las mismas.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Otros Reportes:<\/p>\n\n\n\n El reporte de la Comisi\u00f3n Electoral para informar sobre la\ndesignaci\u00f3n de los miembros principales y suplentes de la comunidad\ninmobiliaria.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Objetivo general<\/strong>: <\/strong>crear un formato por parte\ndel \u00f3rgano responsable de organizar la elecci\u00f3n de los miembros de libre\nelecci\u00f3n en la comunidad inmobiliaria; o bien, la decisi\u00f3n de los puntos que\ndeben ser legalmente tomados por la asamblea de propietarios en el condominio o\nde comuneros, en la comunidad ordinaria, que permita dar cuenta del acto\nelectoral o decisorio<\/em><\/strong>.<\/strong><\/p>\n\n\n\n La importancia del cruce de informaci\u00f3n entre los reportes:<\/strong><\/p>\n\n\n\n Los reportes como\nherramienta de valoraci\u00f3n objetiva en la toma de decisiones de la Junta.<\/strong><\/p>\n\n\n\n La ecuaci\u00f3n: decisi\u00f3n =\nreporte + soporte.<\/strong><\/p>\n\n\n\n <\/strong>Los reportes como mecanismo\nde control efectivo contra la improvisaci\u00f3n y manipulaci\u00f3n de los\ncircunstanciales miembros de la Junta<\/strong><\/p>\n\n\n\n El norte de un reporte:\ninformar para un supremo inter\u00e9s comunitario:<\/strong><\/p>\n\n\n\n La Hoja Informativa<\/p>\n\n\n\n Una propuesta \u00fatil para la comunidad inmobiliaria: el reporte hecho\nnoticia a trav\u00e9s de su narraci\u00f3n escrita:<\/strong><\/p>\n\n\n\n \u201cLA HOJA INFORMATIVA DE LA COMUNIDAD<\/strong>\u201d<\/strong><\/p>\n\n\n\n La Hoja Informativa: estructura<\/p>\n\n\n\n Debe ser una \u201cc\u00e1psula informativa\u201d para la ubicaci\u00f3n r\u00e1pida para\nresaltar el contexto m\u00e1s importante del condominio:<\/p>\n\n\n\n Servicios: agua, electricidad, gas, ascensores, seguridad y otros.<\/p>\n\n\n\n Mantenimientos: preventivos y correctivos realizados o en curso.<\/p>\n\n\n\n Cobranza: facturaci\u00f3n versus recaudaci\u00f3n; control de divisas\nextranjeras y morosidad.<\/p>\n\n\n\n Horarios de suministro de agua.<\/p>\n\n\n\n Importante en el mes: lo que m\u00e1s destac\u00f3: actividad, evento,\nmantenimiento o servicio.<\/p>\n\n\n\n Reportando por Internet<\/strong><\/p>\n\n\n\n Los reportes fotogr\u00e1ficos,\nvideos y el uso de las redes sociales.<\/strong><\/p>\n\n\n\n La utilidad de las\ncarteleras en lugares estrat\u00e9gicos de la comunidad: <\/strong><\/p>\n\n\n\n CONCLUSIONES:<\/strong><\/p>\n\n\n\n <\/em><\/strong>1)<\/em><\/strong> <\/strong> t<\/em><\/strong>odos\nquienes tienen bajo su responsabilidad legal la administraci\u00f3n de\ncualquier tipo de inmuebles, m\u00e1s all\u00e1 de un condominio: hotel, posada,\nrestaurant, etc\u00e9tera, elaboren un \n\u00abManual o Bater\u00eda de Reportes<\/em><\/strong>\u201d<\/p>\n\n\n\n 2)<\/em><\/strong> La<\/em><\/strong> Clasificaci\u00f3n\nde los gastos comunes del condominio\/ comunidad \/ establecimiento o negocio\ndebe ser claram<\/em><\/strong>ente reflejada mensualmente.<\/em><\/strong><\/p>\n\n\n\n 3) La Clasificaci\u00f3n de la mora\nde los propietarios<\/em><\/strong> <\/em><\/strong>permite su tratamiento individual y trazar las estrategias para\nrecuperar dinero.<\/em><\/strong><\/p>\n\n\n\n 4) El<\/em><\/strong> <\/strong>Control\nde las actividades de los proveedores y sus costos<\/em><\/strong>: se\nlogra c<\/em><\/strong>reando cuadros de las fechas de las actividades de los proveedores para\nprogramarlas y supervisarlas<\/em><\/strong>.<\/p>\n\n\n\n 5) \nEl Control de pagos a proveedores y sus montos, seg\u00fan las fechas de corte de\ncuenta o de contratos de servicios<\/em><\/strong> <\/em><\/strong>permite evitar la suspensi\u00f3n de los\nservicios y conocer c\u00f3mo ellos est\u00e1n trabajando.<\/em><\/strong><\/p>\n\n\n\n <\/em><\/strong>6) El Control de inventario de\ninsumos del inmueble \/establecimiento: para medir su uso, consumo o reposici\u00f3n,\ncostos y proveedores que los surten.<\/em><\/strong><\/p>\n\n\n\n PERM\u00cdTANOS HACER SUS\nREPORTES<\/p>\n\n\n\n