LOS REPORTES OPERATIVOS EN UN CONDOMINIO O COMUNIDAD INMOBILIARIA (RESIDENCIAL O COMERCIAL)<\/b><\/p>\n
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Poco o nada es lo que se ha escrito sobre este importante tema. En este art\u00edculo, s\u00f3lo pretendemos destacar la importancia vital que tiene en el manejo administrativo y operativo de un inmueble, la elaboraci\u00f3n de los reportes por parte del ente responsable de su administraci\u00f3n (bien sea la\u00a0 Junta de Condominio o la persona administradora \u2013natural o jur\u00eddica-) actividad que le proporcionar\u00e1 la mayor y mejor informaci\u00f3n posible sobre el manejo administrativo del inmueble, para que \u00a0\u00e9ste tome las mejores y oportunas decisiones en la gerencia del inmueble.<\/p>\n
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Al final de cada mes, la Junta de Condominio deber\u00eda contar con lo que denominamos una \u00b7bater\u00eda de reportes\u201d para supervisar y controlar sus ejecutorias o la de la persona administradora del inmueble; de esta manera, tambi\u00e9n podr\u00e1 evaluar la actividad del recurso humano administrativo y operativo que labora en el inmueble; y podr\u00e1 definir y apreciar el rumbo gerencial de su gesti\u00f3n y poder aplicar los correctivos cuando sean necesarios de manera oportuna. Por ello, consideramos que los reportes son imprescindibles, porque entre otras cosas, le permiten a cualquier propietario verificar informaci\u00f3n y ejecutorias de manera inmediata y enfatizan en el factor de la transparencia administrativa que tanto se persigue por quien administra y gestiona intereses ajenos, como ocurre con los del condominio o la comunidad inmobiliaria.<\/p>\n
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Queremos hacer una distinci\u00f3n medular entre los t\u00e9rminos \u201creportar\u201d<\/i><\/b> e \u201cinformar\u201d<\/i><\/b> a la Junta. Ello, para evitar que el personal administrativo confunda los t\u00e9rminos y las acciones a la hora de realizar los reportes. Vale destacar, que cuando el personal administrativo que trabaja para el condominio o comunidad inmobiliaria env\u00eda correos electr\u00f3nicos a la Junta o a su coach o asesor contratado; o a cualquier proveedor, sobre alg\u00fan asunto relativo a la comunidad inmobiliaria, est\u00e1 ciertamente informando<\/span><\/i><\/b>; ahora bien, informar<\/i><\/b> no es exactamente lo mismo que \u201creportar\u201d<\/i><\/span><\/b>.<\/i> Es verdad que todo reporte contiene una informaci\u00f3n, siendo que su objetivo esencial es informar sobre algo; pero esa informaci\u00f3n es ordenada, tratada y relacionada metodol\u00f3gicamente con el fin de presentarla para que sirva a la vez, de \u201cinstrumento comparativo o de medici\u00f3n\u201d<\/i> con relaci\u00f3n a otra informaci\u00f3n existente contenida o no en el mismo reporte o existente en otro<\/span><\/b>. En s\u00edntesis, los reportes son referencias comunicacionales entre s\u00ed mismos y con respecto a otros reportes,\u00a0 permiti\u00e9ndole y facilit\u00e1ndole a su lector, una r\u00e1pida ubicaci\u00f3n dentro de todo el contexto informativo que requiere saber, en este caso, de los asuntos del condominio o de la comunidad inmobiliaria<\/span><\/b>, para que el ente responsable de su administraci\u00f3n y gerencia pueda tomar decisiones oportunas y sobre todo, acertadas.. Por lo que podemos concluir, que el reporte no es m\u00e1s que el \u00absoporte decisorio<\/span>\u00ab<\/i><\/b> de quien tiene la responsabilidad legal o gerencial o administrativa de tomar decisiones, dentro de la empresa (condominio o comunidad inmobiliaria); que en nuestro caso, puede ser \u00a0la Junta de Condominio o una persona natural o jur\u00eddica que funja de administradora, por mandato expreso de la asamblea de propietarios.<\/p>\n <\/p>\n Este tema es sumamente interesante y tiene relaci\u00f3n con el orden de la informaci\u00f3n que d\u00eda a d\u00eda se produce en el condominio. Recomendamos a los asistentes \u00a0administrativos que trabajan en los condominios y comunidades inmobiliarias en general, que dejen expresa constancia, pista o rastro de todo lo que hacen en su actividad diaria; y para ello est\u00e1n los reportes<\/span><\/i><\/b>. Puedes realizar tu propia clasificaci\u00f3n de reportes, sin limitarte expresamente a los que yo te he se\u00f1alado. Veamos algunos ejemplos de las materias\u00a0 tratadas en el trabajo administrativo que los asistentes\u00a0 deben\u00a0 reportar<\/span><\/i><\/b> a la Junta:<\/p>\n <\/p>\n 1) Clasificaci\u00f3n de los gastos comunes del condominio<\/span><\/b>: con el recibo de gastos emitido por la administradora, deben procurar hacer una clasificaci\u00f3n de los gastos por rubros o materias, ello para determinar los porcentajes que representan cada una sobre el total de gastos mensuales ordinarios del condominio.<\/p>\n <\/p>\n 2) Clasificaci\u00f3n de la mora de los propietarios<\/span><\/b>: por ejemplo, sugerimos agrupar a los deudores por trimestres debidos: los que deben de 1 a 3 meses; de 4 a 6; de 6 a 9; y m\u00e1s de 10 meses; o los que deben nada m\u00e1s\u00a0 las cuotas de la piscina (dado la incorrecta aplicaci\u00f3n que ha hecho la administradora de los pagos de los propietarios en algunos casos).<\/p>\n <\/p>\n 3)\u00a0 Control de las actividades de los proveedores y sus costos<\/span><\/b>: recomendamos crear cuadros de las fechas de las actividades de los proveedores para programarlas y supervisarlas: por ejemplo: control del mantenimiento de la piscina, ascensores; l\u00e1mparas de emergencia (cambio de sus bater\u00edas); recarga de los extintores; revisi\u00f3n de las mangueras contra incendios; recarga de gas; limpieza y desinfecci\u00f3n de los tanques de agua; pintura de \u00e1reas comunes (paredes, estacionamientos, etc\u00e9tera); impermeabilizaci\u00f3n de techos; etc\u00e9tera;<\/p>\n <\/p>\n 4) Control de pagos a proveedores y sus montos, seg\u00fan las fechas de corte de cuenta o de contratos de servicios<\/span><\/b>: servicio de suministro de: agua, electricidad, gas, tel\u00e9fono, puerta el\u00e9ctrica, ascensores, piscinas, jardinero, t\u00e9cnicos de bombas hidroneum\u00e1ticas, de aires acondicionados; \u00a0electricista.<\/p>\n <\/p>\n 5) Control de inventario de insumos del edificio<\/span><\/b>: para medir su uso, consumo o reposici\u00f3n, costos y proveedores que los surten.<\/p>\n <\/p>\n En fin, la idea que es los asistentes administrativos o las Juntas,\u00a0 vayan creando los\u00a0FORMATOS DE LAS BATERIAS DE REPORTES<\/b>\u00a0 para ir creando un\u00a0MANUAL DE REPORTES,<\/b>\u00a0que nos es otra cosa que la s\u00edntesis de la actividad administrativa, hecha de forma ordenada; y que tambi\u00e9n representar\u00e1 un protocolo de actuaci\u00f3n para quien tenga la responsabilidad legal de administrar y gerenciar la comunidad inmobiliaria.<\/p>\n <\/p>\n Esto va a permitir cuantificar actividades, costos, y sobre todo, contar con una informaci\u00f3n ordenada y una metodolog\u00eda de actuaci\u00f3n administrativa perfectamente auditable y esencialmente, facilitar\u00e1 la\u00a0RENDICI\u00d3N DE CUENTAS DE LA JUNTA<\/b>\u00a0 que debe hacer legalmente de forma anual ante la asamblea de propietarios.<\/p>\n <\/p>\n Dicho todo lo anterior, invitamos a nuestros lectores a que vayan dise\u00f1ando los formatos\u00a0SEG\u00daN SU CREATIVIDAD y SEG\u00daN LOS OBJETIVOS Y RECOMENDACIONES AQU\u00cd INDICADAS,<\/b>\u00a0contenidas algunas en las\u00a0FUNCIONES PRELIMINARES QUE DEBEN EXISTIR EN TODA OFICINA DE ADMINISTRACI\u00d3N DE UN CONDOMINIO<\/b>\u00a0 O COMUNIDAD INMOBILIARIA<\/b>.<\/p>\n <\/p>\n Pueden crear formatos con\u00a0BARRAS, TORTAS, L\u00cdNEAS<\/b>\u00a0en el programa Excel; hacer sus propias comparaciones; y\u00a0LOS CRUCES INFORMATIVOS QUE LE RECOMIENDE O PIDA EL COACH O ASESOR DEL CONDOMINIO O COMUNIDAD INMOBILIARIA O LOS QUE SU CREATIVIDAD LE INDIQUE<\/b>, para brindarle\u00a0 a la Junta de Condominio o de la comunidad inmobiliaria, la m\u00e1s exacta y precisa in formaci\u00f3n para el control absoluto de la gesti\u00f3n del edificio, centro comercial o industrial. Pueden tambi\u00e9n, hacer presentaciones en Power Point o en cualquier otro programa que \u00a0manejen para hacer una excelente y muy profesional exposici\u00f3n cuando as\u00ed lo requieran.<\/p>\n <\/p>\n Pensamos que los reportes deber\u00edan remitirse en los cinco (05) primeros d\u00edas de cada\u00a0 mes, una vez que la administradora cierre y entregue la facturaci\u00f3n de los gastos comunes y ser archivados tanto en sus soportes f\u00edsicos como digitales de manera ordenada y ubicable.<\/p>\n Esperamos que estas l\u00edneas contribuyan a mejorar el nivel del trabajo del personal administrativo y de las Juntas de Condominios o de comunidades inmobiliaria, en pro de la eficiencia y eficacia de su gesti\u00f3n al frente de los inmuebles.<\/p>\n <\/p>\n Rafael \u00c1ngel Viso Ingenuo<\/b><\/p>\n Consultor y Coach de Condominios y otras <\/b><\/p>\n Comunidades Inmobiliarias en Venezuela<\/b><\/p>\n \u00a0<\/b><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" LOS REPORTES OPERATIVOS EN UN CONDOMINIO O COMUNIDAD INMOBILIARIA (RESIDENCIAL O COMERCIAL) Poco o nada es lo que se ha escrito sobre este importante tema. 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