{"id":469,"date":"2013-03-13T22:31:01","date_gmt":"2013-03-14T03:01:01","guid":{"rendered":"http:\/\/procondominiosvenezuela.wordpress.com\/?p=469"},"modified":"2013-03-13T22:31:01","modified_gmt":"2013-03-14T03:01:01","slug":"los-reportes-en-el-condominioimportancia-alcance-y-contenido-recomendaciones-al-personal-administrativo-y-juntas-de-condominios-en-su-gestion","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/procondominios.com.ve\/procondoblog\/2013\/03\/13\/los-reportes-en-el-condominioimportancia-alcance-y-contenido-recomendaciones-al-personal-administrativo-y-juntas-de-condominios-en-su-gestion\/","title":{"rendered":"Los reportes en el condominio:importancia, alcance y contenido. Recomendaciones al personal administrativo y Juntas de Condominios en su gesti\u00f3n."},"content":{"rendered":"
Es esencial que todos quienes \u00a0tienen bajo su responsabilidad legal la administraci\u00f3n de cualquier tipo de inmuebles, m\u00e1s all\u00e1 de un condominio: hotel, posada, restaurant, etc\u00e9tera, \u00a0elaboren un l \u00abManual o Bater\u00eda de Reportes\u00a0 a la Junta Directiva de dicho inmueble o establecimiento\u00bb de toda la actividad que en \u00e9l se realice \u00a0para controlarlo debidamente..<\/div>\n
El objetivo es, proporcionarle a la Junta de Condominio o de ese inmueble la mayor y mejor informaci\u00f3n posible sobre su manejo administrativo \u00a0y operativo, para que tome las mejores y oportunas decisiones en ese sentido.<\/div>\n
\u00a0<\/div>\n
El personal administrativo que opera en el inmueble debe mostrar su m\u00e1ximo nivel de creatividad personal para dise\u00f1ar los mejores y m\u00e1s explicativos formatos para precisamente, al final de cada mes, entregarle a la Junta Directiva del inmueble, una serie de reportes que le permita evaluar su gesti\u00f3n y adem\u00e1s, \u00a0poder aplicar los correctivos cuando sean necesarios.<\/div>\n
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Queremos hacer una distinci\u00f3n medular entre los t\u00e9rminos \u00abreportar\u00bb<\/em><\/strong> e \u00abinformar\u00bb<\/em><\/strong> a la Junta. Ello, para evitar confundir ambos \u00a0t\u00e9rminos y las acciones a la hora de realizar los reportes de gesti\u00f3n inmobiliaria. Vale destacar, que cuando el personal administrativo le env\u00eda correos electr\u00f3nicos a la Junta Directiva del inmueble o a \u00a0su asesor o coach inmobiliario; o a cualquier proveedor, sobre alg\u00fan asunto relativo al condominio, \u00a0se est\u00e1 ciertamente informando<\/em><\/strong>; ahora bien, informar no es exactamente lo mismo que reportar<\/strong><\/em>. Es verdad que todo reporte contiene una informaci\u00f3n, siendo que su objetivo esencial es informar sobre algo; pero esa informaci\u00f3n es ordenada, tratada y relacionada metodol\u00f3gicamente con el fin de presentarla \u00a0para que sirva a la vez de \u00abinstrumento comparativo o de medici\u00f3n\u00bb<\/em> con relaci\u00f3n a otra informaci\u00f3n existente, contenida o no en el mismo reporte o existente en otro. En s\u00edntesis, los reportes son referencias comunicacionales entre si mismos y con respecto a otros reportes,\u00a0 permiti\u00e9ndole y facilit\u00e1ndole a su lector, una r\u00e1pida ubicaci\u00f3n dentro de todo el contexto informativo que requiere saber, en este caso, del condominio o comunidad inmobiliaria o establecimiento comercial, para tomar decisiones. Por lo que podemos concluir, que el reporte no es m\u00e1s que el \u00absoporte decisorio\u00bb<\/em><\/strong> de quien tiene la responsabilidad legal o gerencial o administrativa de tomar decisiones, dentro de la empresa (condominio); que en nuestro caso, es la Junta de Condominio por mandato expreso de la asamblea de propietarios.<\/div>\n
\u00a0<\/div>\n
Este tema es sumamente interesante y tiene relaci\u00f3n con el orden de la informaci\u00f3n que d\u00eda a d\u00eda se produce en el condominio o comunidad inmobiliaria o negocio. Recomendamos a los asistentes administrativos que dejen expresa constancia, pista o rastro de todo lo que hacen diariamente en su trabajo; y para ello est\u00e1n los reportes. Pueden realizar su propia clasificaci\u00f3n de reportes, sin limitarse expresamente a los que le hayan podido se\u00f1alar al momento de su contrataci\u00f3n laboral. Veamos algunos ejemplos de las materias\u00a0 tratadas en el \u00a0trabajo \u00a0de un asistente administrativo y que deben ser reportadas a la Junta Directiva del inmueble o establecimiento:<\/div>\n
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1) Clasificaci\u00f3n de los gastos comunes del condominio\/ comunidad \/ establecimiento o negocio<\/em><\/strong>: con el recibo de gastos emitido por la administradora debe procurarse hacer una clasificaci\u00f3n de los gastos por rubros o materias, ello para determinar los porcentajes que representan cada una sobre el total de gastos mensuales ordinarios del condominio o comunidad inmobiliaria.<\/div>\n
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2) Clasificaci\u00f3n de la mora de los propietarios<\/strong>: por ejemplo, pueden agruparse a los deudores por trimestres debidos: los que deben de 1 a 3 meses; de 4 a 6; de 6 a 9; y m\u00e1s de 10 meses; o los que deben nada m\u00e1s determinada cuota extraordinaria por reparaciones o mejoras realizadas en el inmueble.\u00a0<\/div>\n
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3)\u00a0 Control de las actividades de los proveedores y sus costos<\/em><\/strong>: crear cuadros de las fechas de las actividades de los proveedores para programarlas y supervisarlas<\/em><\/strong>: por ejemplo: control de las \u00e1reas y equipos comunes tales como: piscina, ascensores; l\u00e1mparas de emergencia; recarga de los extintores; recarga de gas; etc\u00e9tera;<\/div>\n
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4) Control de pagos a proveedores y sus montos, seg\u00fan las fechas de corte de cuenta o de contratos de servicios<\/em><\/strong>: agua, electricidad, gas, tel\u00e9fono, puerta el\u00e9ctrica, ascensores, piscinas, jardinero, electricista; etc\u00e9tera.<\/div>\n
\u00a0<\/div>\n
5) Control de inventario de insumos del inmueble \/establecimiento<\/em><\/strong>: para medir su uso, consumo o reposici\u00f3n, costos y proveedores que los surten.<\/div>\n
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En fin. estimados asistentes administrativos, la idea que es vayan creando los\u00a0FORMATOS DE LAS BATER\u00cdAS DE REPORTES<\/span>\u00a0 para ir dise\u00f1ando ese\u00a0MANUAL DE REPORTES<\/span>\u00a0que nos es otra cosa que la s\u00edntesis de la actividad administrativa, hecha de forma ordenada.\u00a0<\/div>\n
\u00a0<\/div>\n
Esto va a permitir cuantificar actividades, costos, y sobre todo, contar con una informaci\u00f3n ordenada y una metodolog\u00eda de actuaci\u00f3n administrativa perfectamente auditable y esencialmente, facilitar\u00e1 la\u00a0RENDICI\u00d3N DE CUENTAS DE LA JUNTA DIRECTIVA DEL INMUEBLE O ESTABLECIMIENTO<\/span>\u00a0 que debe hacer legalmente de forma anual ante la asamblea de propietarios.<\/div>\n
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Dicho todo lo anterior, los invitamos a todos nuestros lectores y seguidores a que vayan dise\u00f1ando los formatos\u00a0SEG\u00daN SU CREATIVIDAD y SEG\u00daN LOS OBJETIVOS Y RECOMENDACIONES AQU\u00cd INDICADAS,\u00a0contenidas algunas en las\u00a0FUNCIONES PRELIMINARES DE LA OFICINA DE CONDOMINIO\/COMUNIDAD INMOBILIARIA O ESTABLECIMIENTO, o las que pacten o acuerden en sus contratos laborales al iniciar su relaci\u00f3n laboral.<\/div>\n
\u00a0<\/div>\n
Pueden crear formatos con\u00a0BARRAS, TORTAS, L\u00cdNEAS<\/span>\u00a0en el programa Excel; hacer sus propias comparaciones; y\u00a0LOS CRUCES INFORMATIVOS QUE LES PIDA LA JUNTA DIRECTIVA DEL INMUEBLE O ESTABLECIMIENTO O LAS QUE SU CREATIVIDAD LES INDIQUE<\/span>, para brindarles a sus miembros, la m\u00e1s exacta y precisa in formaci\u00f3n para el control absoluto de la gesti\u00f3n del inmueble o establecimiento. Pueden hacer tambi\u00e9n presentaciones en Power Point o en cualquier otro programa computarizado que ustedes dominen.<\/div>\n
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Pensamos que los reportes deber\u00edan remitirlos en los cinco (05) primeros d\u00edas de cada\u00a0 mes, una vez que se cierre y entregue el proceso de la facturaci\u00f3n de los gastos comunes.<\/div>\n
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Atentamente,<\/div>\n
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RAFAEL \u00c1NGEL VISO INGENUO<\/div>\n
\u00a0<\/div>\n
P.D.: \u00abLO BUENO DE LAS METAS QUE SE NOS PRESENTAN, ES QUE SIEMPRE PODEMOS ELEGIR EN SOBREPASARLAS PARA SATISFACCI\u00d3N PROPIA; AS\u00cd LOGRAMOS LA EXCELENCIA\u00bb<\/strong><\/em><\/div>\n

\u00a0<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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