Aunque será motivo para abordar con mayor profundidad este tema, a continuación y por ahora, vamos a señalar lo que entendemos son los principales índices que deben ser considerados por todas aquellas personas que administran condominios y cualquier clase de inmuebles, y también, por sus copropietarios para que ejerzan un control sobre la gestión de la Junta de Condominio.
Cada administrador o Junta de Condominio (Venezuela); Comité de Vigilancia (México) o Constructor, puede establecer y crear sus propios parámetros de gestión, los cuales deben ser explicados a la comunidad de condóminos o copropietarios, en cuanto a la metodología de elaboración y sobre todo de explicación de los resultados de gestión par que no dejen lugar a dudas en su correcta interpretación.
Los índices no son otra cosa que los valores o parámetros que derivan o son producto de una actividad, perfectamente medibles desde el punto de vista cuantitativos y calificativos, que hacen posible establecer conclusiones sobre la gestión de una entidad, en nuestro caso, de la Junta de Condominio o del Comité de Vigilancia o del ente administrador o constructor del Condominio. De modo tal, que echa una evaluación positiva de los índices podríamos decir entonces que el ente evaluado cumplió con las expectativas y con una serie de metodologías de gestión, que hacen pensar en varios conceptos de actuación, tales como: transparencia, eficiencia, eficacia; seguridad jurídica; protección de las áreas comunes (mantenimientos preventivos, correctivos, predictivos); cumplimiento de deberes legales (fiscales, parafiscales, etc.). En síntesis, cada Junta o también, la asamblea de propietarios legalmente reunida, puede crear los Índices de Buena Gestión Administrativa.
Algunos de esos Índices podrían ser:
1. Número de reuniones; decisiones tomadas por la Junta y ejecución de tales decisiones. Este índice permite cuantificar y calificar el trabajo de los miembros de la Junta o Comité de Vigilancia del Condominio.
2. Número de inspecciones de todas las áreas y bienes comunes. Permite demostrar este índice la preocupación y la ocupación de la Junta o Comité de Vigilancia del Condominio; o del ente administrador o constructor, por el cuido y vigilancia sobre la infraestructura del edificio.
3. Medios de comunicación y su uso habitual para rendir cuentas: Este índice permite evaluar el aspecto comunicacional permanente y sistemático de la Junta o Comité de Vigilancia del Condominio; o el Administrador o Constructor en pro de los copropietarios. Además, forma parte del cumplimiento del deber de rendición de cuentas de todo quien administra y gestiona intereses de terceras personas.
4. Cumplimiento de registros del condominio en entes públicos tales como autoridades en materia fiscal y tributaria; de seguridad social, etcétera.
5. Nivel de cobranza de gastos comunes de manos de los propietarios: permite evaluar no sólo el comportamiento de los condóminos en el pago de sus gastos comunes, sino la capacidad de recuperación de la cartera de morosos.
6. Cuantificación de los trabajos de conservación y mantenimiento de las cosas y áreas comunes. Permite evaluar todos los trabajos que efectivamente se ejecutaron, más allá de las inspecciones realizadas.
7. Fecha de facturación de gastos comunes y entrega de la planilla de liquidación mensual o recibo de condominio. Permite evaluar la oportunidad de este proceso administrativo, conforme a lo que diga el documento de condominio o los procedimientos contables universalmente aceptados.
8. Elaboración y aprobación del presupuesto del condominio: gastos variables y fijos; los aportes al fondo de administración y mantenimiento; y al fondo de reserva.
9. Fecha y oportunidad de realización de todos los procesos administrativos del condominio: además de la facturación; pago de la nómina del personal; pago de servicios básicos; pago a proveedores fijos, entre otros.
10. Uso y reposición del Fondo de Reserva o de cualquier otro fondo legalmente aprobado por a Asamblea de Condóminos o que exija la ley especial: permite evaluar el apoyo económico que permite este fondo en la inversión que requiere el condominio para su funcionamiento y la programación de la reposición del dinero utilizado. No puede haber uso sin programación de reposición de este fondo.
11. Contratación de las pólizas de seguro para protección de la infraestructura del edificio contra riesgos naturales o causados por el hombre. Permite evaluar el grado de responsabilidad y de ahorro con que actúa la Junta o Comité de Vigilancia del Condominio; o el Administrador o el Constructor.
12. Los Reglamentos de Prevención del Delito y Seguridad Privada vigentes en el condominio: visto el incremento de la inseguridad física y ciudadana en las ciudades, hoy día, bien sea en países del primer mundo o en otros con menor desarrollo social, la seguridad es uno de los principales temas a considerar y la ejecución de estrategias en este sentido, constituyen sin lugar a dudas, un parámetro de gestión indispensable para clasificar como exitosa y responsable una gestión de administración sobre un inmueble.

En fin, le pedimos a nuestros seguidores que hagan sus propias clasificaciones de los Índices de una Buena Gestión Administrativa. Lo importante es que cuando una Junta o Comité de Vigilancia del Condominio; su Administrador o Constructor asuma sus funciones, apruebe en su primera reunión o bien lo haga una asamblea de condóminos, cuáles van a ser estos índices cuyo cumplimiento estricto de la metodología que los produce, brindan un alto porcentaje de éxito de los responsables de la gestión administrativa en cualquier inmueble ubicado en cualquier ámbito geográfico.

De ustedes nos suscribimos.

RAFAEL ÁNGEL VISO INGENUO
Director de PROCONDOMINIOS CANCÚN, S.A. DE C.V.
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