¿Cómo se cambia a una administradora de Condominios en Venezuela?

Las malas administradoras terminan convirtiéndose en un verdadero dolor de cabeza en las comunidades inmobiliarias, especialmente en los condominios, produciendo severos daños morales y patrimoniales en el seno de los copropietarios, quienes por apatía, cansancia o cualquier otra circunstancia, se dejan al abandono y no hacen nada por tomar el verdadero control de la administración del condominio, que nunca está ni estará en manos de una administradora, entidad que no ostenta  más que la condición de mandataria designada por la  reunión legalmente convocada de la asamblea de propietario.

Y esto debemos entenderlos desde un primer momento: las administradoras de condominios no son quienes mandan en las comunidades; son quienes deben obedecer un ordenamiento legal estricto, que en el caso de los condominios en Venezuela, viene dado por la Ley de Propiedad Horizontal y los documentos de condominios y sus reglamentos de cada uno de los edificios que administren.

Muchas consultas nos han hecho para responder a la pregunta del título de esta entrada; y nosotros hemos decidido retomar este tema para orientar a las copropietarios de cuáles son los principales pasos que deben darse para evaluar la gestión de una empresa administradora de condominios, antes de decidir cambiarla. En este sentido recomendamos a nuestros seguidores:

I. Evaluación de todas las actividades que hace la administradora:

1. Cuando una administradora es designada por la asamblea de propietarios como el ente administrador de un edificio regido bajo el régimen de propiedad horizontal en Venezuela, esta debe cumplir estrictamente con todas las obligaciones legales que están perfectamente señaladas en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal y con las que establece para todo mandatario el Código Civil Venezolano en sus artículos 1.692 y siguiente. Además de ello, debe cumplir con las obligaciones que pacte contractualmente, recordando que el artículo 1.159 del Código Civil establece que el contrato es ley entre partes.” Ley de Propiedad Horizontal de Venezuela: Artículo 20.- Corresponde al administrador:

   a) Cuidar y vigilar las cosas comunes;

   b) Realizar o hacer realizar los actos urgentes de administración y conservación, así como las reparaciones menores de las cosas comunes;

   c) Ejercer en juicio la representación de los propietarios en los asuntos concernientes a la administración de las cosas comunes, debidamente asistidos por abogados o bien otorgando el correspondiente poder. Para ejercer esta facultad deberá estar debidamente autorizado por la Junta de Condominio, y de acuerdo con lo establecido en el respectivo documento. Esta autorización deberá constar en el Libro de Actas de la Junta de Condominio;

   d) Recaudar de los propietarios lo que a cada uno corresponda en los gastos y expensas comunes, y si hubiere apartamentos rentables propiedad de la comunidad recibir los cánones de arrendamiento y aplicarlos a los gastos comunes; en caso de que lo recaudado supere a los gastos comunes, los propietarios por mayoría, podrán darle un destino diferente u ordenar su distribución

   e) Cumplir y velar por el cumplimiento de las disposiciones del documento de condominio, de su reglamento y de los acuerdos de los propietarios;

   f) Llevar la contabilidad de los ingresos y gastos que afecten al inmueble y a su administración, en forma ordenada y con la especificación necesaria, así como conservar los comprobantes respectivos, los cuales deberán ponerse a disposición de los propietarios para su examen durante días y horas fijadas con conocimiento de ellos;

   g) Llevar los libros de: a) Asamblea de propietarios, b) Actas de la Junta de Condominio, c) Libro diario de la contabilidad Estos libros deberán ser sellados por un Notario Público o un Juez de Distrito, en cuya jurisdicción se encuentre el inmueble;

   h) Presentar el informe y cuenta anual de su gestión.

   Parágrafo Único.-La violación o incumplimiento de cualesquiera de las obligaciones a que se refiere este artículo, por parte del administrador, dará lugar a su destitución, sin perjuicio de las acciones civiles y penales a que haya lugar.”

   Código Civil Venezolano: ARTÍCULOS:

   1692 .-.- El mandatario está obligado a ejecutar el mandato con la diligencia de un buen padre de familia.

   1694 .– Todo mandatario está obligado a dar cuenta de sus operaciones, y a abonar al mandante cuanto haya recibido en virtud del mandato, aun cuando lo recibido no se debiera al mandante.  

   Deben los copropietarios y la Junta de Condominio del edificio hacer un “match”; un análisis minucioso para saber si las actividades de la administradora se corresponden con lo que legal y contractualmente está obligada a hacer.  Recomendamos aquí realizar una table de dos columnas para ordenar y sistematizar mejor la información recogida en el análisis; así quedará entonces definida una tercera columna de la table que recogerá la lista de las actividades que NO HACE LA ADMINISTRADORA; y se trata como señalamos siempre, de un análisis bien objetivo; bien definido que debe estar lejos de todo capricho de grupo de poder que también sabemos que abundan en los condominios

2. ¿Qué hacer con la información recogida sobre la gestión de la administradora?: En primer lugar, la Junta de Condominio debe responsablemente observar si las omisiones, negligencias, impericias o inobservancia de la Ley por parte de ella son superables; anotar cuál es la frecuencia con la que se prensentan tales deficiencias; si las mismas están o han  producido daños económicos o morales a la comunidad de copropietarios;y desde luego, deben ser comunicadas a la administradora formalmente por escrito, con acuse de recibo y por todos los canales de comunicación que ella tenga establecidos con sus clientes. ES VITAL QUE DICHA COMUNICACIÓN LE MANIFIESTE A LA ADMINISTRADORA LAS ALTERNATIVAS SUGERIDAS POR LA JUNTA PARA MEJORAR SU SERVICIO; SUPERAR SUS DEBILIDADES Y ESTIMAR UN TIEMPO ÚTIL Y PERENTORIO PARA ELLO. Esta comunicación entre la Junta y la administradora debe realizarse con los dueños de la empresa; sus accionistas principales y los gerentes que están llevando la cuenta del condominio.

II. Preparando el cambio de la administradora:

Si luego de hecha la reunión con la administradora y esta no produce los cambios necesarios para mejorar la operación y la administración del edificio, entonces ya no hay vuelta atrás: prepárese para el cambio del ente administrador, para lo cual recomendamos:

1. Solicite un corte de cuenta general para determinar el “estado de resultados” y el “balance general” del edificio. Es necesario que la Junta pida información sobre todos los aspectos relativos al edificio, tales como; estado general de la nómina (utilidades, prestaciones sociales; vacaciones, préstamos; horas extras; cumplimiento de todas las obligaciones legales como: pago del seguro social; ahorro habitacional; LOPCYMAT (condiciones y medio ambiente del trabajo en Venezuela); pagos al INCES (entidad de formación del trabajador en Venezuela); entre otras; pida todo lo referente a los comprobantes de pago de los servicios básicos; estado de cuenta con los proveedores; relación de la mora de los propietarios; gastos comunes cargados en el recibo de condominio pero no pagados a proveedores; gastos comunes pagados y aún no cargados en el recibo mensual; conciliaciones de las cuentas bancarias; estado del fondo de reserva o de cualquier otro que haya sido aprobado por la asamblea de propietarios; en fin, pidan toda la información contable y administrativa posible del edificio. Y ustedes amigos lectores se preguntarán: ¿para qué? Porque por nuestra experiencia profesional, esta información puede verse alterada por la propia administradora cuando vea que sus intereses comerciales se verán afectados por la terminación de su mandato bien por revocación; por renuncia propiamente dicha.
2. La junta debe dirigir una segunda carta a la administradora, solicitándole que renuncie expresamente al mandato, para evitar gastos inherentes a la convocatoria de la asamblea de propietarios: publicación del aviso de convocatoria en la prensa; logística: alquiles de sillas; audio; entre otros. En esa carta, se le debe colocar una fecha tope para terminar la relación comercial  con la administradora. Recomendamos que siempre se haga en los primeros días del mes, luego que la administradora haya distribuido los recibos de gastos comunes del mes inmediatamente anterior.
3. Sugerimos que la Junta abra la cuenta bancaria a nombre de la comunidad de propietarios para señalarle a estos donde deberán depositar en lo sucesivo, una vez aprobada la revocatoria del mandato a la administradora por parte de la asamblea (si es que ello finalmente ocurre), los pagos por concepto de los gastos comunes.
4. Si la administradora no renuncia, y hace caso omiso a las quejas y planteamientos de la Junta; es aquí cuando la Junta tomar una decisión: o bien realizar ella misma la convocatoria de la asamblea alegando las razones de urgencia, de acuerdo a sus facultades señaladas en el artículo 18, literal  “a” de la Ley de Propiedad Horizontal de Venezuela, que reza:“TITULO SEGUNDODe la Administración

   Artículo 18.- La administración de los inmuebles de que trata esta Ley corresponderá a la Asamblea General de Copropietarios, a la Junta de Condominio y al Administrador. La Junta de Condominio, deberá estar integrada por tres copropietarios por lo menos y tres suplentes que llenarán sus faltas en orden a su elección, será designada por la Asamblea de Copropietarios y sus integrantes durarán un (1) año en ejercicio de sus funciones y podrán ser reelectos. De su seno se elegirá un Presidente.

   La Junta deberá constituirse en un plazo no mayor de sesenta (60) días, luego de haberse protocolizado la venta del setenta y cinco por ciento (75%) de los apartamentos y locales y será de obligatorio funcionamiento en todos los edificios regulados por esta Ley.

   La Junta de Condominio decidirá por mayoría de votos y tendrá las atribuciones de vigilancia y control sobre la administración que establezca el Reglamento de la presente Ley y, en todo caso, tendrá las siguientes:

   a) Convocar en caso de urgencia a la Asamblea de Copropietarios;

   b) Proponer a la Asamblea de Copropietarios la destitución del Administrador;

   c) Ejercer las funciones del Administrador en caso de que la Asamblea de Copropietarios no hubiere procedido a designarlo;

   d) Velar por el uso que se haga de las cosas comunes y adoptar la reglamentación que fuere necesaria;

   e) Velar por el correcto manejo de los fondos por parte del administrador”; o seguir lo dispuesto en el artículo 24 de la misma ley para solicitarle mediante un tercio del valor del inmueble, al propio administrador contumaz; rebelde, que no quiere cambiar, que convoque a la asamblea de propietarios para que decida si revoca o ratifica su mandato.; este artículo, señala un procedimiento judicial que no es expedito, en caso que el administrador se niegue a realizar la convocatoria en los términos que se lo solicita el tercio del valor inmobiliario al administrador.

   Dice la norma: “Artículo 24.- No obstante lo dispuesto en el artículo anterior, el administrador puede, si lo estima conveniente convocar a una asamblea de los propietarios interesados para deliberar sobre asuntos a que se refiere el articulo 22 y debe hacerlo cuando se lo exijan los propietarios que representen, por lo menos, un tercio del valor básico del inmueble o de los apartamentos correspondientes. Los propietarios interesados pueden ocurrir al Juez de Distrito o Departamento de la respectiva jurisdicción para que convoque la asamblea cuando el administrador por cualquier causa deje de convocarla. Las asambleas se celebrarán con preferencia en el inmueble y serán presididas por el Presidente de la Junta de Condominio o la persona que designe la asamblea en caso de su ausencia. La asamblea de los propietarios no puede deliberar sin la presencia de todos los interesados, a menos que conste en forma fehaciente que todos han sido invitados a la reunión con tres (3) días de anticipación, por lo menos.

   La asamblea se tendrá por válidamente constituida cuando haya sido convocada por un periódico que circule en la localidad, con la anticipación predicha, y un ejemplar de la convocatoria haya sido fijado en la entrada o entradas del edificio. El administrador dejará con la misma anticipación, en cada apartamento, una convocatoria, sin que el incumplimiento de este requisito conlleve la nulidad de la asamblea.

   Si a la asamblea no concurriere un número de propietarios suficiente como para tomar el acuerdo correspondiente, se procederá a realizar una nueva consulta por los medios indicados en el artículo anterior y la decisión se tomará por la mayoría establecida en el primer aparte del mismo.

   De toda asamblea se levantará Acta que se estampará en el Libro de Acuerdos de los propietarios, suscrita por los concurrentes”.

5. La norma anterior contiene algunos vacíos: en primer lugar, el tercio del valor del inmueble que le dirige la carta al administrador solicitando la convocatoria no necesariamente coinciden en su identidad con quienes finalmente se muestren interesados en ocurrir al Juez de Municipio (antes Juez de Distrito); la Ley cuando dice los interesados, no necesariamente  son quienes en un principio firmaron la solicitud inicial para dicha convocatoria; a nuestro juicio, bien pudieran ser uno o más, siempre y cuando sean copropietarios.
6. Nosotros pensamos que es aquí cuando aplica el concepto de “urgencia”; lo que es apremiante; lo que resulta inmediato de atender para evitar males mayores; y que está establecido en el antes señalado artículo 18, literal “a” de la Ley Ejusdem. Ello sería la palanca de cambio con soporte legal para  convocar a la asamblea de propietarios para que decida legalmente.
7. En todo caso, somos de la opinión que no habría objeción válida alguna con esta forma de proceder donde la Junta sea quien haga la convocatoria para decidir la revocatoria o continuación del mandato de la administradora, porque siempre la decisión pasa por la manifestación libre de los copropietarios reunidos en asamblea.
8. Con relación al libro de actas de los Acuerdos de Propietarios en Asambleas, “Libro de Asambleas de Propietarios” que debe estar en manos del administrador cuestionado y quien seguramente no va a entregarlo para dificultar la toma de decisión de la comunidad de copropietarios, la Junta debe adquirir uno nuevo; autenticarlo ante Notaría Pública de la jurisdicción donde se encuentra el inmueble y  en la asamblea de propietarios, señalar expresamente que en lo sucesivo, los libros de actas de asambleas y de la Junta en posesión del administrador, quedarán anulados y serán sustituidos por nuevos.

III. Durante la asamblea de propietarios que revocará o ratificará al administrador “rebelde”:

1. El Presidente de la Junta o quien designe la Asamblea debe ser el moderador y leer la convocatoria, así como indicar cuál es el motivo de urgencia y el procedimiento de la convocatoria.
2. El Secretario debe tomar nota de todo cuanto suceda en la reunión asamblearia.
3. Antes de iniciar la reunión deben verificarse el quórum señalado por el documento de condominio para ver si se puede constituir válidamente la asamblea.
4. Hechas las deliberaciones debe procederse a votar la resolución donde se pide la ratificación y la revocatoria del mandato. Ambas propuestas deben ser votadas para dejar sentado quienes apoyan una u otra causa.
5. Consideramos que debe entenderse que el voto bebe computarse por valor igual a la unidad y no por alícuota, ello para evitar la discriminación por razones económicas prohibido constitucionalmente, salvo que el documento de condominio disponga expresamente que debe computarse por alícuotas. Si no lo dice, consideramos que un voto es igual a uno.
6. Finalizada la votación, deben darse a conocer los resultados y en consecuencia, si es aprobada por la revocatoria del mandato, la misma debe ser comunicada a la administradora contumaz y ahora revocada, para que entregue todos los efectos contables y administrativos; toda la data del inmueble; de no hacerlo, a nuestro humilde criterio sería agente activo del delito de apropiación indebida calificada, establecido en el Código Penal Venezolano.

A partir de la revocatoria la administradora revocada queda inhabilitada para realizar actos de administración sobre el edificio.

IV. Posterior a la Asamblea:

1. El administrador será quien designe la Asamblea de Propietarios o en su defecto  la Junta de Condominio:
2. Los propietarios con pagos pendientes deben depositar en la nueva cuenta bancaria abierta por la Junta antes de la asamblea de propietarios que revocó el mandato de la administradora contumaz.
3. La Junta debe  partir de la data que le suministró la administradora antes de iniciar todo este proceso; de allí lo importante de que la Junta solicite siempre periódicamente este tipo de información.
4. La Junta expedirá recibos provisionales de pago sobre los pagos que hagan los propietarios de deudas vencidas. Muchas veces el cambio de administradora motiva a los propietarios a ponerse al día porque observan y aprecian un nuevo  ánimo; un nuevo rumbo en el edificio que antes era imposible de vivir por las conductas de la administradora revocada.
5. Cuando se haga la entrega definitiva de la data contable que mantenía la administradora revocada, la Junta o la nueva administradora si fuese el caso, realizará cualquier tipo de ajuste contable y lo motivará y comunicará a la comunidad de copropietarios.

Queda así respondida y atendida la inquietud que hemos observado de muchos seguidores con relación a este interesante tema; destacando que hasta la fecha, nunca hemos visto que un cambio de administradora hecho siguiendo estos pasos, haya fallado. CUANDO UNA COMUNIDAD SE DISPONE CON CONTUNDENCIA A CAMBIAR, NO HAY QUIEN LA DETENGA; MUCHO MENOS UNA ADMINISTRADORA QUE PUEDE SER REVICADA EN CUALQUIER MOMENTO DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL ARTÍCULO 19 DE LA LEY DE PROPIEDAD HORIZONTAL VENEZOLANA.

Los invitamos a ver nuestro canal en YOUTUBE y a seguirnos en: @PROCONDOMINIOS.

Atentamente;

RAFAEL ÁNGEL VISO INGENUO

Inpreabogado: 40.236

Vendedor de Servicios Jurídicos y Coaching para Condominios