LOS DEBERES LEGALES DE LAS EMPRESAS ADMINISTRADORAS DE CONDOMINIOS EN VENEZUELA EN EL EJERCICIO DE LA FUNCIÓN DEL ADMINISTRADOR
(Ley de Propiedad Horizontal).
La Ley de Propiedad Horizontal de Venezuela consagra en su artículo 20 cuáles son las principales responsabilidades que asume una persona (natural o jurídica) cuando es designada como administrador de un inmueble, a los fines de esta Ley. Podemos resumir tales responsabilidades así:
a) cuidar los bienes comunes;
b) realizar los actos de administración, conservación y reparaciones menores de dichos bienes;
c) respetar la normativa del documento de condominio, su reglamento y acuerdos de los propietarios;
d) recaudar los gastos comunes y administrarlos debidamente;
e) representar los intereses de los propietarios en juicio en los asuntos referidos a la administración del inmueble;
f) realizar toda la contabilidad y aspectos financieros del inmueble;
g) llevar los libros de contabilidad; de acuerdos de propietarios y el de actas de la Junta de Condominio; y
h) presentar anualmente su informe de cuentas y gestión.
Ahora bien, en otros artículos de esta ley se revelan obligaciones para el administrador; veamos lo siguiente:
1) En toda la actividad que realice el administrador de un condominio, su responsabilidad se regirá por las normas del contrato de mandato, el cual es un contrato nominado contenido en el Código Civil Venezolano en su artículo 1.684 y siguientes. Este artículo define al mandato así: “ El mandato es un contrato por el cual una persona se obliga gratuitamente, o mediante salario, a ejecutar uno o más negocios por cuenta de otra, que le ha encargado de ello”; y quien encarga o empodera a un administrador para realizar sus funciones en un condominio, es exclusivamente la Asamblea de Propietarios legalmente reunida conforme a lo estipulado en el artículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal que dispone que: “La Asamblea de Copropietarios designará por mayoría de votos a una persona natural o jurídica para que desempeñe las funciones del Administrador…”, en concordancia con lo señalado en su artículo 24, norma que establece los requisitos formales y solemnes para realizar las asambleas. Y como mandatario que es, el administrador tiene las obligaciones que están contenidas en los artículos:
a) 1.692: (el mandatario está obligado a responder el mandato con la diligencia de un buen padre de familia). Este concepto jurídico y nivel de diligencia impone al administrador que actúe con prudencia; ponderación; reflexión; eficiencia y eficacia; en cumplimiento a los reglamentos y normativas técnicas; y
b) 1.694: “Todo mandatario está obligado a dar cuenta de sus operaciones, y a abonar al mandante cuanto haya recibido en virtud del mandato, aun cuando lo recibido no se debiera al mandante”. Sencillamente, un administrador no tiene la opción de hacer lo que le venga en gana y cuando quiera, sino que por el contrario, tiene el deber legal de dar cuenta de todo lo que hace. Y eso significa que tiene que reportar a la junta de condominio y a sus administrados de todas sus operaciones.
2) El administrador debe prestar garantía suficiente, a juicio de la Asamblea de Copropietarios: así lo dispone el artículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal. Pareciera que esta es una obligación condicionada a lo que diga la de Propietarios legalmente reunida. En la actualidad, esto es casi letra muerta en la realidad condominial en Venezuela, ya que en nuestra experiencia profesional no hemos todavía observado una garantía que haya prestado un administrador de condominios. Prácticamente, todo se reduce a un acto de confianza o de fe que hace la Asamblea de Propietarios cuando designa a un ente administrador. A veces, el administrador se encuentra con tantas dificultades para ejercer sus funciones, que muchos administradores no están ni en capacidad ni tienen interés en dar ninguna garantía a sus clientes, porque ello representaría un costo adicional en el proceso de captación de su cliente. Quizás por eso, el legislador la coloca como una garantía exigible por la asamblea de propietarios; no dar esta garantía en la práctica, ninguna penalización u obstáculo trae para el administrador.
3) Otra de las obligaciones del administrador de un condominio es realizar los actos de conservación y de administración que sean de urgente necesidad, tal y como lo dispone el artículo 21 de la L.P.H.
4) Con relación a las consultas, el administrador debe cumplir con lo establecido en el artículo 23 de la L.P.H. y comunicar por escrito los resultados de las mismas a los propietarios.
5) El artículo 24 de la L.P.H. deberá convocar a la asamblea de propietarios cuando se lo exijan los propietarios que representen al menos, un tercio del valor básico (capitalístico) del inmueble, vale decir, valor calculado según las alícuotas establecidas en el documento de condominio. Este mismo artículo indica cuáles son las pautas que deben seguir los administradores para convocar válidamente las asambleas de propietarios, lo que es sumamente importante para evitar que la expresión de éstos resulte viciada por violación de disposiciones que son de orden público.
Desnaturalización de las funciones del administrador de condominios en Venezuela:
Durante nuestras experiencias profesionales en este campo observamos que en la Venezuela de hoy (2013) y desde hace muchos años atrás, los administradores de condominios prácticamente reducen sus responsabilidades a la elaboración de las planillas de liquidación de gastos comunes del condominio (proceso de facturación) y a remitirlas al inmueble; muchas veces, ni siquiera prestan un eficiente servicio de recaudación, porque se limitan a dejar dichas planillas en poder de la junta de condominio, el personal de vigilancia o el conserje del inmueble, quienes las distribuyen entre los propietarios para que estos paguen cuando así lo consideren. Un proceso de cobranza representa una presión o recordatorio constante que hace el representante del acreedor al propietario, no para obligarlo a pagar, sino para vencer esa cultura del olvido y anti comunitaria que significa pagar tardíamente o pagar cada cierto tiempo sus obligaciones para con el condominio; cuando es el principal deber que tiene todo propietario. Más información sobre las estrategias de cobro extrajudicial y judicial en el condominio, podrán verlo en nuestro libro: GERENCIA DE CONDOMINIOS Y OTRAS COMUNIDADES INMOBILIARIAS (Caracas, octubre de 2009).
Somos de quienes piensan que una persona natural o jurídica cuando es designada como administrador por la Asamblea de Propietarios en un condominio, no puede relajar o disminuir sus responsabilidades legales que están establecidas en el artículo 20 de la L.P.H. por cuanto ello en la práctica significaría desvirtuar la arquitectura jurídica diseñada por el legislador. Con ello lo que queremos señalar es que no pueda por ejemplo, una empresa administradora de condominios, aceptar la designación como administrador de un inmueble, dejando de realizar las funciones que le corresponden en su condición de mandataria y que están establecidas en la L.P.H. y en el Código Civil Venezolano, aunque así lo haya pactado contractualmente con la Junta de Condominio, incluso, con la autorización de la Asamblea de Propietarios. Estas responsabilidades del administrador diseñadas por el legislador tienen un sentido de protección de los intereses de la propia comunidad de propietarios. El legislador entiende que quien es administrador tiene que realizar ese mínimo de responsabilidades que indica el artículo 20 de la L.P.H., precisamente para salvaguardar los intereses generales de la comunidad.
Conocemos casos donde las juntas de condominios limitan contractualmente las funciones del administrador designado por la asamblea, lo cual consideramos como un error, y que en definitiva, les indicamos a los administradores que a nuestro humilde criterio, ello no los excluye de cumplir con tales obligaciones legales.
Es indispensable que las Juntas de Condominios y los administradores entiendan el verdadero sentido de estas normas que son de orden público; que señalan unos deberes ineludibles que apuntan cuál es el norte del servicio que debe prestar todo administrador.
Caso diferente es aquel cuando las funciones del administrador las realiza la propia junta de condominio con base a lo establecido en el artículo 18 de la L.P.H. que en su literal “c” dispone una de las atribuciones de la Junta: “Ejercer las funciones del Administrador en caso de que la Asamblea de Copropietarios no hubiere procedido a designarlo”. En tal caso, la junta es a quien le corresponde realizar todas las funciones como ente administrador, pero puede contratar a terceras personas para que le ayuden a realizar determinadas tareas administrativas como por ejemplo: el proceso de facturación de gastos comunes; la recaudación o cobranza mensual; el control administrativo de la oficina de condominio (manejo de archivos; pago de proveedores; nómina, etcétera); la realización y control de los informes contables; etcétera. Estas actividades las pueden realizar otras personas contratadas por la junta de condominio y quienes serán proveedores del condominio; pero la responsabilidad de la conducción, supervisión, control y dirección de la actividad de todos los proveedores, así como la responsabilidad civil y penal derivada de las tareas de administración del condominio son exclusiva de la Junta de Condominio y de nadie más.
Recomendamos leer detenidamente la Ley de Propiedad Horizontal; el contrato de mandato establecido en el Código Civil Venezolano, así como normas sobre la responsabilidad penal (el delito de apropiación indebida calificada) establecido en el Código penal Venezolano (art. 470).
Siga nuestras redes sociales: @procondominios en Twitter e Instagram y también: Procondominios en YouTube y nuestros Procondotips en Curadas.com. Para mayor información sobre materiales para la gestión diaria de las juntas de condominios contácteme por: rafaelvisoingenuo@gmail.com.
Correo electrónico de Procondominios: info@procondominios.com.ve
RAFAEL ÁNGEL VISO INGENUO
Abogado (Venezuela)
(Inpreabogado: 40.236)
