Aunque será motivo para abordar con mayor profundidad este tema, a continuación y por ahora, vamos a señalar lo que entendemos son los principales índices que deben ser considerados por todas aquellas personas que administran condominios y cualquier clase de inmuebles, y también, por sus copropietarios para que ejerzan un control sobre la gestión de la Junta de Condominio.
Cada administrador o Junta de Condominio puede establecer y crear sus propios parámetros de gestión, los cuales deben ser explicados a la comunidad, en cuanto a la metodología de elaboración y sobre todo de explicación de los resultados de gestión par que no dejen lugar a dudas en su correcta interpretación.
Los índices no son otra cosa que los valores o parámetros que derivan o son producto de una actividad, perfectamente medibles desde el punto de vista cuantitativos y calificativos que hacen posible establecer conclusiones sobre la gestión de una entidad, en nuestro caso, de la Junta de Condominio o del ente administrador del Condominio. De modo tal, que echa una evaluación positiva de los índices podríamos decir entonces que el ente evaluado cumplió con las expectativas y con una serie de metodologías de gestión, que hacen pensar en varios conceptos de actuación, tales como: transparencia, eficiencia, eficacia; seguridad jurídica; protección de las áreas comunes (mantenimientos preventivos, correctivos, predictivos); cumplimiento de deberes legales (fiscales, parafiscales, etc.). En síntesis, cada Junta o también, la asamblea de propietarios legalmente reunida, puede crear los Índices de Buena Gestión Administrativa.
Algunos de esos Índices podrían ser:
- Número de reuniones; decisiones tomadas por la Junta y ejecución de tales decisiones. Este índice permite cuantificar y calificar el trabajo de los miembros de la Junta de Condominio.
- Número de inspecciones de todas las áreas y bienes comunes. Permite demostrar este índice la preocupación y la ocupación de la Junta o del ente administrador por el cuido y vigilancia sobre la infraestructura del edificio.
- Medios de comunicación y su uso habitual para rendir cuentas: Este índice permite evaluar el aspecto comunicacional permanente y sistemático de la Junta o el Administrador en pro de los copropietarios. Además, forma parte del cumplimiento del deber de rendición de cuentas de todo quien administra y gestiona intereses de terceras personas.
- Cumplimiento de registros del condominio en entes públicos tales como INCES, IVSS,
- Nivel de cobranza de gastos comunes de manos de los propietarios: permite evaluar no sólo el comportamiento de los propietarios en el pago de sus gastos comunes, sino la capacidad de recuperación de la cartera de morosos.
- Cuantificación de los trabajos de conservación y mantenimiento de las cosas y áreas comunes. Permite evaluar todos los trabajos que efectivamente se ejecutaron, más allá de las inspecciones realizadas.
- Fecha de facturación de gastos comunes y entrega de la planilla de liquidación mensual o recibo de condominio. Permite evaluar la oportunidad de este proceso administrativo, conforme a lo que diga el documento de condominio o los procedimientos contables universalmente aceptados.
- Fecha y oportunidad de realización de todos los procesos administrativos del condominio: además de la facturación; pago de la nómina del personal; pago de servicios básicos; pago a proveedores fijos, entre otros.
- Uso y reposición del Fondo de Reserva: permite evaluar el apoyo económico que permite este fondo en la inversión que requiere el condominio para su funcionamiento y la programación de la reposición del dinero utilizado. No puede haber uso sin programación de reposición de este fondo.
- Contratación de las pólizas de seguro para protección de la infraestructura del edificio contra riesgos naturales o causados por el hombre. Permite evaluar el grado de responsabilidad y de ahorro con que actúa la Junta de Condominio o el Administrador.
