Caracas, martes 25 de febrero de 2014.
Señores:
Miembros de la Junta de Condominio del
CENTRO PLAZA
Av. Francisco de Miranda, Municipio Chacao
Estado Miranda.
Apreciados señores:
Al tiempo de saludarlos cordialmente nos dirigimos a ustedes en la oportunidad de hacer de su conocimiento nuestra oferta de servicios para el desarrollo de todas las fases que implica el proceso electoral del Centro Plaza, para elegir a los nuevos miembros de la Junta de Propietarios del año en curso. Cabe destacar, que en agosto de 2010 les remitimos nuestra oferta de servicios para atender este asunto, siendo la presente una actualización de la misma, observando que si se quiere hacer un proceso electoral tal de forma transparente y sobre todo, respetando la expresión de la voluntad verdadera de los propietarios, se requiere tiempo para organizarlo debidamente. Un proceso electoral en una comunidad inmobiliaria como el CENTRO PLAZA, que es un condominio regido por una ley especial, no se resume a nada más a la organización del acto electoral; éste, debe desarrollarse con base a las normas de la Ley de Propiedad Horizontal y del Documento de Condominio y su Reglamento, para dotarlo de toda la validez; legalidad y legitimidad que requiere para disminuir el riesgo de impugnaciones de la asamblea de propietarios y asuntos litigiosos innecesarios. Como dijimos en el pasado (hace ya casi cinco años): “… organizaremos todo el trabajo implícito en un proceso de esta naturaleza, según lo que establezca el Reglamento Electoral que apruebe la Junta de Propietarios y el cual aspiramos también desarrollar para ustedes; de tal forma, que con base a las normas en él contenidas, sustentamos la presente oferta de servicios profesionales, que se resume de la siguiente manera:
I- PRIMERA FASE: ANTES DEL ACTO ELECTORAL:
1- Preliminar: Difusión del Reglamento Electoral entre todos los propietarios del inmuebles del Centro Plaza: Un pilar esencial de todo proceso es la comunicación y en el recorrido electoral es más que imprescindible, si se quiere exaltar el principio de la transparencia. Sugerimos que luego que el Reglamento Electoral esté aprobado y asentado en el Libro de Actas de la Junta, el mismo sea remitido con acuse de recibo a cada uno de los propietarios.
2- Primer paso: elaboración del “padrón electoral” por parte de la Junta de Propietarios en función de ente administrador del inmueble. Como lo impone toda elección, es necesario saber quiénes son las personas que tienen la facultad legal de emitir su opinión en la asamblea de propietarios, ello como base fundamental y única de la legitimidad de las decisiones que tome la asamblea legalmente convocada. Para esta fase, se requiere verificar ante el registro inmobiliario, quiénes son verdaderamente las personas que aparecen en los documentos de compra y venta de cada bien inmueble como propietarios. Estimamos que esta fase pudiera durar aproximadamente seis (06) semanas, estando destinadas dos de nuestras asistentes en el registro público competente, persiguiendo la meta de verificar entre 80 y 100 datos por semana.
3- Segundo paso: Convocatoria de la asamblea de propietarios para la elección de la Comisión Electoral: Tal y como lo exigirá el Reglamento Electoral, es menester contar con un ente imparcial, que no tenga conflicto de intereses y que sea distinto a la Junta de Propietarios, para que se encargue de la gerencia de todo el proceso electoral para la designación de la nueva Junta de Propietarios el próximo año. Para ello, deben seguirse las orientaciones de la Ley de Propiedad Horizontal y del documento de condominio del CENTRO PLAZA para convocar a la asamblea de propietarios. Esta será una primera elección que debe hacerse con toda rigurosidad y luego que exista un padrón electoral bien depurado y con el menor rango de error posible.
4- Tercer paso: Aprobación del cronograma electoral por la Comisión Electoral designada por la Asamblea de Propietarios: Luego que dicha Comisión sea elegida, deberá jugar su rol primordial en este proceso y deberá distribuir su trabajo y objetivos en el tiempo, con el apoyo de la Junta de Propietarios y de nuestro equipo de trabajo, para que su misión sea cumplida exitosamente. En ese cronograma electoral deberán distribuirse los momentos de: convocatoria a elecciones (fijación de la fecha definitiva cuando ésta se realizará); inscripción de candidatos; impugnación de las candidaturas; consignación de los programas de gestión propuestos por los candidatos; inicio de la campaña electoral; organización de las mesas electorales y preparación de los testigos de cada tendencia que participen en la elección y de la junta de propietarios para velar por la buena marcha del proceso; logística y responsabilidades de la Comisión el día de las elecciones; tiempo y lugar del escrutinio y cómputo de los votos, así como de la proclamación de los candidatos o planchas vencedoras; y difusión de los resultados a toda la comunidad de propietarios; y la auditoría de los votos. En cada una de estos momentos electorales hay tareas de tipo administrativo, de control a priori, que deben realizarse: envío y recepción de correspondencia; diseño de formatos varios; archivos de documentos y constancias de recepción de los mismos; redacción de comunicaciones en respuesta a las solicitudes que se puedan hacer sobre algún punto de interés; etcétera. Todas estas tareas podemos prepararlas como parte de nuestra asesoría a la Comisión Electoral y a toda la comunidad de propietarios del CENTRO PLAZA.
II- SEGUNDA FASE: DURANTE EL ACTO ELECTORAL:
Deben realizarse las tareas de orientación de los electores; protección de su derecho al voto y cuido en de todas las formalidades y solemnidades que lo acompañan para garantizar su pulcritud; el escrutinio y cómputo de votos, la proclamación de los candidatos vencedores y simultáneamente, realizar todos los asentamientos de la asamblea de propietarios en el Libro de Acuerdos de Propietarios, ya que si bien se trata de un acto electoral, no debemos olvidar que la expresión de la asamblea como máximo órgano de decisión del condominio, debe registrarse y realizarse conforme a la Ley de Propiedad Horizontal, siendo que nuestro bufete se encargaría de realizar no solamente las anotaciones y control del libro de acuerdos, sino también de la moderación de la asamblea, conforme a las normas universales de debate y argumentación que previamente deben distribuirse entre todos los propietarios, cuando se le de publicidad a la convocatoria de la asamblea eleccionaria.
Como propuesta adicional a la que entregamos en el 2009, recomendamos que la asamblea de propietarios que realizará la elección de la Junta de Condominio sea inspeccionada por un tribunal de Municipio de la jurisdicción del inmueble, para dejar constancia de una serie de actos y circunstancias propias del acto electoral y también, para la seguridad jurídica que amerita. Dependiendo del novel de conflicto que existe actualmente en la comunidad de propietarios, sería conveniente solicitarle al tribunal inspector, el apostamiento policial para resguardo de la integridad física tanto del órgano jurisdiccional como de los asistentes.
III- TERCERA FASE: POSTERIOR AL ACTO ELECTORAL:
Además de coordinar toda la difusión de los resultados, sugerimos que sea transcrita el acta del libro de acuerdo de propietarios que recogerá los resultados electorales y se autentique ante el Notario Público de la jurisdicción donde se ubica el inmueble. Esto requiere de una redacción y solicitud de autenticación al Notario y todos los trámites ante ese despacho público.
Al finalizar, acostumbramos a presentar un informe conclusivo que recoge todo el proceso, haciendo un balance de lo acontecido y damos nuestras recomendaciones para perfeccionar los futuros procesos electorales, partiendo de esta primera experiencia.
Lógicamente, todas nuestras actividades son reportadas al tiempo de realización, por lo que podemos informar semanalmente y presentar a la conclusión de cada fase, un resumen de actividades ejecutadas.
Requerimientos de apoyo de la Oficina del Condominio:
Nuestro trabajo debe realizarse de forma coordinada con el personal que labora en la Oficina de Condominio. En este sentido, sugerimos que si aprueban nuestra contratación, destinen a algún miembro de su personal administrativo para que nos apoye en nuestras actividades cuando acudamos a la sede del condominio a realizarlas, así como la disposición de un espacio físico donde podamos desempeñarlas con comodidad.
Nuestros honorarios profesionales: dadas las condiciones de inestabilidad económica que vive al país, condición que no se presentaba tan grave en el año 2009 cuando les ofertamos nuestros servicios, a continuación y de forma referencial estimamos nuestros honorarios en la suma de SESENTA MIL SEISCIENTOS CUARENTA Y OCHO BOLÍVARES (Bs. 60.648,00) más el I.V.A. por Bs. 7.277,76 para un gran total de Bs. 67.925,76; lo cual incluye:
a) La contratación del personal necesario para construir el padrón electoral; y asistir a la asamblea de propietarios para elegir a la Comisión Electoral y a los miembros de la Junta de Propietarios en el 2014. Este recurso humano nos ayudará en todas las tareas administrativas que realizaremos en las tres fases antes anunciadas; lo que incluye además sus viáticos y traslados.
b) El resguardo de la data digital y en hard copy que se entregará a la Junta de Propietarios y a la Comisión Electoral.
c) Una visita semanal (al menos, pudieran ser más) a la Oficina del Condominio para la realización y cumplimiento del cronograma electoral, o bien para cualquier asesoría o consulta que requiera la Junta de Propietarios o la Comisión Electoral, durante el año, o semestre que durará nuestra misión, considerando que las elecciones en principio se deben realizar una vez que se cumplan las actividades administrativas y legales que le dan transparencia al acto electoral. Tenemos entendido que desean realizar cuanto antes las elecciones; pero lo cierto es que deben procurar respetar todas y cada una de las nueve fases que la Sala Electoral del Tribunal Supremo de Justicia ha considerado para la realización de las elecciones de los miembros de un ente colegiado como lo es la Junta de Condominio. En nuestra oferta del año 2009, ese tiempo se había estimado en un año de trabajo para poder organizar el proceso electoral. Los tiempos podrían acortarse y por tal motivo, nuestros honorarios podrían variar según las exigencias que el proceso electoral haga con respecto a la contratación del recurso humano de apoyo. Por eso, reiteramos que nuestros honorarios los estimamos aquí referencialmente, para un trabajo entre seis y doce meses.
d) La redacción de toda la documentación, cartas, solicitudes, formatos, etcétera, que requiera la Comisión Electoral y la Asamblea de Propietarios, para registrar el proceso electoral de principio a fin.
e) Asesoría jurídica a las Asambleas de Propietarios y su moderación y registro de los acuerdos que tomen.
f) Todos los costos de nuestros traslados y viáticos tanto a las reuniones con la Junta o Comisión Electoral, como con organismos públicos o privados que apoyen la realización del evento electoral.
Cualquier ajuste de nuestros honorarios profesionales, sea por causas propias de la economía nacional o por el factor tiempo de ocurrencia del proceso electoral, lo motivaremos oportunamente.
Términos de pago de los honorarios (con I.V.A.):
a) Un primer pago equivalente al quince por ciento (15%) del total de honorarios, vale decir, la suma de Bs. 10.188,86 al momento cuando la Junta apruebe por escrito (carta o correo electrónico) la presente oferta de servicios.
b) Un segundo pago por la suma de Bs. 11.200,00 al tiempo de iniciar la construcción del padrón electoral ante el registro inmobiliario.
c) Un tercer pago por la suma de Bs. 8.234,77 al momento de presentar el informe con la definición completa del padrón electoral del CENTRO PLAZA.
d) Un cuarto pago por la suma de Bs. 9.034,77 al momento de elegirse la Comisión Electoral en asamblea de propietarios.
e) Un quinto pago por la suma de Bs. 16.874,77 al momento de realizarse la asamblea de propietarios para designar a los nuevos miembros de la Junta de Propietarios en el año 2014.
f) Un sexto pago por la suma de Bs. 5.600,00 al momento de presentar ante el Notario Público la solicitud de autenticación del acta que recoge los acuerdos de los propietarios y resultados de la elección de los miembros de la Junta de Propietarios.
g) Un pago final por la misma cantidad antes señalada de Bs. 6.792,59 al momento de presentarles el informe final del proceso electoral y antes de la toma de posesión de los cargos por parte de los nuevos miembros de la Junta de Propietarios.
h) En caso que la Comisión Electoral acuerde realizar la inspección judicial de la asamblea de propietarios, se causarán honorarios profesionales independientes de la suma antes señalada, por la cantidad de Bs. 13.440,00 (incluyendo el I.V.A.); lo cual incluye la redacción de la solicitud; su tramitanción judicial hasta la obtención de sus resultas.
Finalmente, queremos una vez más agradecer la confianza que nos han tenido para solicitarnos esta oferta de servicios. Sabemos que un proceso electoral es muy complejo y le garantizamos que pondremos todo nuestro empeño por realizar todas nuestras actividades con el más alto nivel de profesionalismos, según la experiencia que hemos acumulado en la gerencia de condominios, lo que se ha convertido en nuestra especialidad de acción profesional.
Sin más a que referirnos por los momentos, tengan la certeza de nuestra más alta estima y consideración; en espera de su respuesta nos suscribimos de ustedes.
Atentamente,
RAFAEL ÁNGEL VISO INGENUO
Inpreabogado: 40.236
C.I.: 6.809.740
