Este es otro de los grandes temas que a mucha confusión se presta por parte de los copropietarios en el condominio o comunidad, sobre todo por parte de quienes piensan que para toda decisión que se vaya a tomar en su administración, debe participar la asamblea de propietarios de la comunidad de que se trate, bien sea una comunidad pro diviso o una pro indiviso como lo es el condominio.
El tema no es fácil de despachar asumiendo simplemente la postura que por tratarse de una decisión administrativa, es el administrador que la toma, a la junta de condominio o directiva de la comunidad ordinaria; incluso estando este tipo de decisiones dentro del ámbito de las facultades que los reglamentos internos de estas comunidades inmobiliarias le otorgan a la junta o al administrador. Antes de llegar a una conclusión sobre este tema conviene tomar una serie de principios, más allá de lo estrictamente jurídico, para avalar o proponer un cambio de un proveedor en la comunidad. Veamos:
- La evaluación y mantenimiento de la calidad de un buen servicio: esta es una noción que debe prevalecer más allá del costo, a la hora que una junta de condominio o de la comunidad, o el administrador, pretenda considerar el cambio de un proveedor. Porque resulta que aquel viejo adagio: “lo barato sale caro” es una tremenda verdad y se confronta con la calidad de un buen servicio. Hay juntas de condominios que sólo por pretender economizar en las pólizas de servicios terminan contratando a proveedores inexpertos, con poca capacidad económica para soportar una buena garantía, simplemente para ahorrarse un puñado de dinero que a la postre, resulta altamente costoso por los daños que ocasiona por dispraxis profesional.
- El control del servicio, sus reportes y la atención responsable del proveedor: si el proveedor tiene políticas de supervisión de la calidad de su servicio: capacidad de respuesta, seguimiento por estadísticas de las fallas; costos e inversión realizada sobre el equipo que mantiene. Además, si pasa sus reportes de forma oportuna y se sienta con el cliente para discutirlos y por otra parte, atiende las solicitudes de servicios por emergencia y realiza sus mantenimientos preventivos planificados, estamos ante un proveedor responsable, que aprecia y valora su trabajo y que no debería ser cambiado tan fácilmente por la variable del precio. En todo caso, los costos de un servicio se pueden negociar, pero la calidad de vida que se le brinda a la comunidad de propietarios ¡no!
- Actitud del proveedor ante un posible error en el servicio: este es otro tema de gran importancia. Toda actividad humana está sujeta a error y estos traen consecuencias de diversa índole, incluyendo las económicas. Hasta al mejor cazador se le escapa la libre, dicen por allí. Si bien es cierto que un trabajo profesional, hecho siguiendo una metodología de trabajo debería disminuir o anular la posibilidad de cualquier error en el proceso, este siempre estará presente por la misma naturaleza errática del ser humano, pero también, lo que más importa es que surgido el error, el proveedor asuma sus consecuencia y a parte de las explicaciones, proponga y ejecute los correctivos pertinentes bajo su cuenta y cargo. Esto mantendrá la fidelidad del cliente y la continuidad del servicio.
- ¿Cuándo cambiar al proveedor? Este debe cambiarse cuando durante el seguimiento de sus servicios, las variables o indicadores de gestión resultan negativos: algunos indicadores podrían ser: responsabilidad en la atención del servicio; garantía, precio; experticia; frecuencia de fallas; ausencia de reportes; alta rotación de su personal de servicio; calidad de los repuestos usados; forma de pago de sus honorarios; ¿cuenta o no con un contrato de servicios que los detalle y de seguridad jurídica al cliente?. Ustedes amigos lectores, pueden crear otros índices de gestión.
Luego de una evaluación minuciosa de los anteriores principios de rigen la relación con el proveedor, surge entonces la evaluación de facultades jurídicas o legales de la junta de condominio o de la comunidad para poder tomar la decisión de cambio de un proveedor. Los reglamentos internos del condominio/comunidad normalmente son expresos en este sentido y no cabe lugar a dudas en la interpretación de las normas. Y si no las hubiere, de acuerdo a la ley de propiedad horizontal (ver artículos 18 y 20) y el código civil venezonalo (Artículo 1.692) el cambio de proveedores es un acto de administración que todo mandatario puede hacer. Los documentos de condominios normalmente son más específicos en el desarrollo de estas facultades.
Ahora bien, en caso de dudas por parte de la junta o cuando el administrador aprecie que en la comunidad hay un sentimiento favorable hacia la continuidad de servicio de un determinado proveedor, por ejemplo, supongamos: la vigilancia privada o el mantenimiento de áreas verdes (dos áreas bien sensibles) recomendamos que se haga más que una carta consulta, una encuesta para no crear el precedente de subyugar o someter la capacidad legal y decisoria de la la junta a la expresión de un órgano formal de decisión como lo es una carta consulta, salvo que así lo quiera el administrador o la propia junta. La expresión de la voluntad de la comunidad por carta consulta sí sería vinculante; por una encuesta no lo sería, aunque si resultaría en una matriz de opinión que tendría que considerarse. Son variables que hay que evaluar para que la toma de decisiones genere el menor nivel de conflictos posibles en la comunidad.
Conclusión del tema: cambiar a un proveedor no debe ser un acto caprichoso o producto de amiguismo o compadrazgo con este; debe ser objeto de una decisión que pase por un proceso metodológico de análisis, siempre pensando en lo que más le conviene a los intereses de la comunidad inmobiliaria.
Preparado por el abogado Rafael Ángel Viso Ingenuo (Inpreabogado: 40.236); Presidente de Asesorías Pro Condominios, C.A. y Director y socio fundador del Bufete: Viso, Rojas y Asociados, Asesores Jurídicos, Sociedad Civil. Sigan nuestras redes sociales: @procondominios en Twitter e Instagram.
