Este es un tema ampliamente tratado por nosotros a lo largo de los años y que hoy una vez más, traemos a la palestra pública. Y es que las obligaciones de un administrador tienen principalmente su fuente en la ley y en los contratos que hacen con sus clientes.
Veamos primero las ocho obligaciones que contiene la Ley de Propiedad Horizontal Venezolana para este tipo de mandatarios:
- Cuidar y vigilar las cosas comunes;
- Realizar o hacer realizarlos actos urgentes de administración y conservación, así como las reparaciones menores de las cosas comunes;
- Cumplir y velar por el cumplimiento de las disposiciones del documento de condominio, de su reglamento y de los acuerdos de los propietarios;
- Recaudar de los propietarios lo que a cada uno corresponda en los gastos y expensas comunes y si hubiere apartamentos rentables propiedad de la comunidad recibir los cánones de arrendamiento y aplicarlos a los gastos comunes; en caso de que lo recaudado supere a los gastos comunes, los propietarios por mayoría, podrán darle un destino diferente u ordenar su distribución;
- Ejercer en juicio la representación de los propietarios en los asuntos concernientes a la administración de las cosas comunes, debidamente asistidos por abogados o bien otorgando el correspondiente poder. Para ejercer esta facultad deberá estar debidamente autorizado por la Junta de Condominio, y de acuerdo con lo establecido en el respectivo documento. Esta autorización deberá constar en el Libro de Actas de la Junta de Condominio;
- Llevarla contabilidad de los ingresos y gastos que afecten al inmueble y a su administración, en forma ordenada y con la especificación necesaria, así como conservar los comprobantes respectivos, los cuales deberán ponerse a disposición de los propietarios para su examen durante días y horas fijadas con conocimiento de ellos;
- Llevar los libros de: a) Asamblea de Propietarios, b) Actas de la Junta de Condominio, c) Libro diario de la contabilidad. Estos libros deberán ser sellados por un Notario Público o un Juez de Distrito en cuya jurisdicción se encuentre el inmueble.
- Presentar el informe y cuenta anual de su gestión.
Las dos primeras obligaciones de este artículo le imponen a los administradores de condominios una tarea elemental: visitar e inspeccionar el inmueble. Si el administrador por ejemplo, no sube a las azoteas para ver el estado de la impermeabilización; no inspecciona la sala de máquina de los ascensores y sus cabinas; o los cuartos de bombas hidroneumáticas; o escaleras mecánicas, compactadoras de basura y sus depósitos; o sótanos de los estacionamientos; las escaleras; en fin, el administrador debe revisar absolutamente todo y reportar su estado
El plan operativo del administrador: luego de revisar el inmueble, este debe elaborar un plan operativo, para distribuir sus funciones y de acuerdo a las jerarquías de los problemas que encuentre. Debe actuar profesionalmente orientando a la junta de condominio.
Un administrador profesional entiende perfectamente que su labor va más allá de elaborar un recibo de gastos comunes y de enviarlo por correo electrónico o por whatsapp a los propietarios.
Debe además, llevar los libros de actas de acuerdos de la asamblea de copropietarios y el de actas de la junta de condominio. Con esta obligación, el legislador nacional quiso que el administrador y la junta se reunieran y estuvieran siempre en contacto.
¿Cuántos administradores asesoran legalmente a la junta de condominio; o van a las asambleas; o se reúnen con la junta periódicamente? son muy pocos y quisiéramos que fueran muchos más.
La recaudación es vital para el administrador.Si no cobra los gastos comunes no tendrá recursos que administrar y allí sí que tendrá serios problemas. Debe usar toda la tecnología, astucia y fuerza legal, para recuperar los gastos comunes.
La contabilidad debe ser llevada por el administrador y puede hacer uso de herramientas tecnológicas para ello. Y el propio legislador señala en qué consiste la contabilidad: es la relación de los ingresos y gastos mensuales. Normalmente, los administradores hacen el mayor analítico y las comprobaciones de ingresos y egresos; las conciliaciones bancarias.
El Código Civil Venezolano es otra fuente legal de obligaciones para el administrador del condominio, porque el artículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal indica que su responsabilidad en el ejercicio de sus funciones, se rige por las normas del mandato: artículos 1.692 y siguientes.
Artículo 1.692: “El mandatario está obligado a ejecutar el mandato con la diligencia de un buen padre de familia.”.
Artículo 1694 .– Todo mandatario está obligado a dar cuenta de sus operaciones, y a abonar al mandante cuanto haya recibido en virtud del mandato, aun cuando lo recibido no se debiera al mandante.
Y desde el punto de vista contractual, el administrador asumirá las obligaciones que pacte en su contrato de prestación de servicios que suscriba con la junta de condominio; destacando que esta como la administradora, son entes mandatarios de acuerdo a la ley
Otra fuente legal de obligaciones del administrador la constituye el documento de condominio; el reglamento del documento de condominio y los acuerdos de la asamblea de propietarios válidamente tomados y que no violen el orden público.
Recomendamos a los administradores que establezcan contractualmente sus indicadores de gestión para que puedan ser evaluados según los resultados obtenidos; y muy importante también es establecer el contenido de los reportes que presentarán mensualmente según cada una de las responsabilidades legales que tienen.
Esto último nos lleva a señalar que a cada obligación del administrador, este debe diseñar un formato de reporte para informar a los administrados y dejar constancia que ha cumplido con las mismas. Así, se permiten un mayor y mejor control de su gestión.
Elaborado por: el abogado Rafael Ángel Viso Ingenuo, (Inpreabogado: 40.236); egresado de la ilustre Universidad Central de Venezuela, de su Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas; Escuela de Derecho en mayo de 1991. Correo electrónico: info@procondominios.com.ve (procondominios.com.ve y redes sociales: @procondominios.
